1PendahuluanUntuk siapa manual ini ditulis, dan bagaimana membacanya
1.1Tujuan dan ruang lingkup
Manual ini memuat seluruh pekerjaan Penanggung Jawab Unit Kearsipan dalam satu periode evaluasi: mengisi profil unit, menjawab 19 butir ASKI beserta bukti dukungnya, menyatakan penilaian selesai, membaca risalah auditor, mengajukan perbaikan atau menyatakan keberatan, lalu menerima laporan akhir.
Yang termasuk ruang lingkup: kelima layar di bawah menu UK. Yang tidak termasuk: cara menilai — itu pekerjaan auditor, lihat Manual Auditor — pengisian instrumen Unit Pengolah, lihat Panduan PJ UP, serta penyiapan periode, instrumen, dan kalender yang dibahas di Manual Administrator.
Anda membuat pernyataan resmi unit tentang kondisi penyelenggaraan kearsipannya, dan membuktikannya. Penilaian mandiri bukan ujian yang harus dijawab setinggi mungkin; ia laporan keadaan. Nilai yang tidak dapat dibuktikan akan diturunkan auditor pada tahapan berikutnya, jadi menaikkan angka tanpa dasar hanya menunda kekecewaan — sekaligus menghilangkan gambaran yang benar tentang apa yang sebenarnya perlu dibina.
1.2Cara membaca manual ini
Empat penanda dipakai berulang di seluruh dokumen. Kenali sekali, lalu abaikan penjelasan ini.
| Penanda | Artinya |
|---|---|
| UK › Evaluasi Mandiri | Lencana rute. Menyebut layar tempat langkah dikerjakan, sekaligus menjadi tautan ke layar itu. Dapat diklik hanya bila Anda sudah masuk sebagai PJ Unit Kearsipan. |
| AB-24 | Rujukan aturan bisnis baku. Nomornya mengacu ke docs/15_PROSES_BISNIS.md dan ditegakkan oleh kode, bukan sekadar imbauan. Daftar lengkap yang mengikat peran ini ada di Lampiran A. |
| UK07 | Kode butir instrumen apa adanya, atau nama teknis lain. Ditampilkan agar dapat disebut persis saat bertanya kepada auditor atau penyelenggara. |
| ADMIN AUDITOR PJ UK PJ UP | Lencana peran. Menyebut siapa yang berwenang atas kegiatan yang sedang dibahas. |
Lima jenis kotak sorot
Keterangan tambahan yang memperjelas, tetapi tidak mengubah langkah.
Cara kerja yang lebih cepat atau lebih aman; boleh diabaikan.
Kekeliruan yang lazim terjadi di titik ini, beserta akibatnya bagi nilai unit Anda.
Batas waktu yang tidak dapat diperpanjang, atau tindakan yang mengunci isian Anda.
Aturan bisnis yang ditegakkan sistem. Sistem akan menolak, bukan memperingatkan.
1.3Kosakata baku
Tahun Pengawasan ≠ Masa Audit. Periode berjalan adalah Tahun Pengawasan 2026, tetapi yang Anda laporkan adalah kondisi tahun 2025. Seluruh angka volume arsip, jumlah terdaftar, dan jumlah pengguna arsip adalah angka 2025. Salah memahami ini menggeser semua angka satu tahun, dan kekeliruannya tidak dapat dideteksi belakangan. AB-15
| Istilah | Arti dalam SIMFONI |
|---|---|
| Tahun Pengawasan | Tahun dilaksanakannya kegiatan pengawasan — periode berjalan: 2026. |
| Masa Audit | Rentang kinerja yang dinilai, satu tahun sebelum Tahun Pengawasan: 2025. |
| Kurun Waktu | Rentang yang dihitung dari Masa Audit ke belakang. "Lima tahun terakhir" pada Masa Audit 2025 berarti 2021–2025 — bukan 2022–2026. |
| Unit Kearsipan (UK) | Unit yang mengelola arsip inaktif pada satu OPD. Setiap OPD memiliki tepat satu, dan itulah unit yang Anda pertanggungjawabkan. |
| Unit Pengolah (UP) | Unit yang mengelola arsip aktif. Satu OPD memiliki 1–8, dan masing-masing punya penanggung jawab sendiri — bukan Anda. |
| Periode kerja sesi | Periode Evaluasi yang sedang terbuka di layar Anda sendiri. Dipilih saat masuk, dapat dipindah lewat penukar di bilah atas, dan tidak menyentuh sesi siapa pun yang lain. Lihat §2.4. |
| ASKI | Audit Sistem Kearsipan Internal — nama instrumen yang Anda isi. |
| Data Umum | Profil unit: 14 uraian tentang siapa dan seperti apa unit Anda. Dibaca auditor sebelum ia menilai jawaban Anda. |
| Bukti dukung | Dokumen PDF yang membuktikan pernyataan Anda atas satu butir. Tanpa bukti, nilai tidak bertahan. |
| POSTING | Pernyataan bahwa penilaian mandiri Anda selesai. Pernyataan, bukan gerbang — dapat Anda batalkan sendiri selama jendelanya masih terbuka. |
| RHAS | Risalah Hasil Audit Kearsipan Internal Sementara. Hasil telaah auditor yang masih dapat Anda tanggapi. |
| LAKI | Laporan Akhir Kearsipan Internal. Dokumen penutup; tidak dapat ditanggapi lagi. |
| Definisi operasional | Penjelasan resmi arti sebuah butir, tersedia langsung di layar pengisian. Bacalah sebelum memilih tingkat. |
| JRA · SKKAAD | Jadwal Retensi Arsip · Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis. Keduanya dirujuk beberapa butir instrumen. |
| LKD | Lembaga Kearsipan Daerah — penerima penyerahan arsip statis. |
2Peran dan Lima Layar AndaApa yang Anda pertanggungjawabkan, dan di layar mana
2.1Siapa Penanggung Jawab Unit Kearsipan
Anda adalah pejabat yang membidangi kearsipan pada OPD Anda, ditugaskan sebagai penanggung jawab Unit Kearsipan untuk satu Tahun Pengawasan. Wewenang intinya satu kalimat: melaporkan kondisi Unit Kearsipan Anda dan mempertahankannya.
Anda berperan sebagai PJ UK karena ditugaskan pada Unit Kearsipan tertentu untuk tahun tertentu — bukan karena jabatan Anda. Karena itu peran Anda dihitung terhadap periode yang sedang Anda buka, bukan terhadap akun Anda: membuka periode tempat Anda tidak pernah ditugaskan menghilangkan seluruh menu kerja, dan begitu pula bila periode baru diaktifkan sebelum penugasan disalin. Keduanya bukan kerusakan — yang pertama Anda perbaiki sendiri lewat penukar periode (§2.4), yang kedua dengan menghubungi penyelenggara. AB-76 AB-77
- Satu Unit Kearsipan memiliki tepat satu penanggung jawab per periode. AB-60
- Jawaban melekat pada unit, bukan pada orang. Bila Anda mutasi di tengah periode, isian yang sudah masuk tetap milik unit dan tidak hilang. AB-66
- Satu unit menghasilkan tepat satu profil dan satu berkas jawaban per Tahun Pengawasan. Pengisian kedua adalah pemutakhiran yang sama, bukan berkas baru. AB-13
2.2Lima layar
Menu UK memuat 5 layar, dan urutannya mengikuti urutan waktu: dari kiri ke kanan adalah dari awal periode ke akhir periode. Dua di antaranya tempat Anda menulis; tiga sisanya tempat Anda membaca.
Beranda menampilkan tahapan yang sedang berjalan beserta sisa harinya, dan tiga baris yang menyebut tegas apakah Mengisi Penilaian Mandiri, Mengajukan Perbaikan, dan Menyunting jawaban dan bukti sedang terbuka atau tertutup — lengkap dengan alasannya. Bukalah lebih dulu sebelum menebak-nebak kenapa sebuah tombol tidak muncul. Di sana pula panel Pengumuman berada: empat pengumuman terbaru dari penyelenggara yang ditujukan kepada peran Anda. Sejak pita berjalan di bawah bilah menu dilepas, panel itulah satu-satunya tempat pengumuman muncul — termasuk pemberitahuan pergeseran kalender, yang menggeser tenggat Anda.
2.3Yang bukan tugas Anda
| Bukan tugas Anda | Siapa yang mengerjakannya |
|---|---|
| Mengisi instrumen Unit Pengolah | Setiap Unit Pengolah di OPD Anda punya penanggung jawab sendiri, setara Eselon III. Instrumennya berbeda dan nilainya terpisah. |
| Menilai unit Anda sendiri secara final | Nilai yang mengikat ditetapkan AUDITOR pada T5. Yang Anda tulis adalah pernyataan, bukan nilai akhir. |
| Mengubah nilai reviu atau catatan auditor | Milik auditor. Anda menanggapinya pada T4 — dengan bukti, atau dengan keberatan tertulis. |
| Mengubah jadwal atau meminta perpanjangan waktu | Kalender ditetapkan penyelenggara dan berlaku serentak untuk seluruh unit. Tidak ada perpanjangan per unit. AB-07 |
| Mengubah isi atau urutan butir instrumen | Penyelenggara, dan hanya sebelum periode dibuka. Sesudah itu instrumen beku. AB-12 |
| Menghapus bukti yang sudah diposting | Tidak dapat dihapus siapa pun. Penggantian dilakukan pada T4 dengan melampirkan bukti baru; yang lama tetap tersimpan sebagai riwayat. AB-93 |
2.4Menu Laporan, dan periode yang sedang Anda buka
Di luar kelima layar di atas, Anda memiliki menu Laporan berisi lima keluaran resmi: RHAS, LAKI, Rangkuman, Bab II, dan Rekapitulasi. Keseluruhannya dipersempit ke Unit Kearsipan Anda sendiri — bukan ke OPD Anda. Perbedaannya tidak sepele: satu OPD memuat 1–8 Unit Pengolah dengan penanggung jawab masing-masing, dan hasil mereka bukan bagian dari pertanggungjawaban Anda.
Karena itu jangan membaca angka di sana sebagai "nilai OPD saya". Ia nilai unit Anda. Perbandingan antar-OPD sekabupaten adalah laporan penyelenggara, dan peringkat resmi hanya sah dari siklus yang sudah ditutup. AB-48
Penukar periode
SIMFONI memuat banyak periode sekaligus, dan Anda membuka tepat satu pada satu saat. Penukar di bilah atas menampilkan nama periode yang sedang terbuka beserta statusnya.
| Hal | Yang berlaku bagi Anda |
|---|---|
| Isi daftarnya | Hanya periode tempat Anda pernah ditugaskan. Siklus yang bukan urusan Anda tidak muncul, dan tidak dapat dibuka lewat tautan langsung. |
| Membuka periode lampau | Berguna untuk menyandingkan LAKI tahun lalu dengan pekerjaan tahun ini — lihat §8.2. Pita baca-saja muncul dan setiap penyimpanan ditolak, jadi tidak ada risiko mengisi ke siklus yang salah. |
| Kembali bekerja | Pastikan penukar menunjuk periode berjalan. Tombol simpan yang mati sepanjang jendela yang seharusnya terbuka hampir selalu berarti penukar tertinggal di periode lampau — salah satu sebab di §3.3. |
3Irama Satu PeriodeKapan giliran Anda, dan kapan Anda hanya menunggu
Periode evaluasi berjalan dalam enam tahapan. Tiga di antaranya giliran Anda — T1, T2, dan T4 — dan tiga sisanya giliran auditor. Di luar giliran, layar tetap terbuka untuk dibaca tetapi jalur tulisnya tertutup.
3.1Lini masa dan giliran
Tabel 3.1 — Apa yang Anda kerjakan pada setiap tahapan
| # | Tahapan | Pekerjaan Anda | Layar |
|---|---|---|---|
| T1 | Persiapan | Mengisi Data Umum unit — 14 uraian profil. Jendelanya paling pendek dari keenamnya. | Data Umum |
| T2 | Evaluasi Mandiri | Menjawab 19 butir, mengunggah bukti PDF, lalu menekan POSTING. Pekerjaan terbesar Anda dalam satu periode. | Evaluasi Mandiri |
| T3 | Reviu & RHAS | Giliran auditor. Anda menunggu, lalu membaca RHAS begitu terbit — jangan menunggu sampai T4 dimulai. | RHAS |
| T4 | Perbaikan | Melampirkan bukti tambahan, mengusulkan nilai perbaikan, atau menyatakan keberatan atas catatan auditor. | Evaluasi Final |
| T5 | Evaluasi Final | Giliran auditor. Nilai final ditetapkan. Tidak ada yang perlu Anda kerjakan. | — |
| T6 | Penyampaian LAKI | Membaca LAKI, mencetaknya bila perlu, dan mencatat rekomendasinya sebagai rencana kerja periode berikutnya. | LAKI |
3.2Empat titik nilai — dua di antaranya milik Anda
Setiap butir membawa rangkaian nilai sepanjang periode. Semuanya tetap terbaca dan tidak ada yang saling menimpa — termasuk nilai mandiri Anda, yang tetap tertulis berdampingan dengan nilai auditor pada RHAS maupun LAKI. AB-04 AB-29
Nilai Final sama dengan Nilai Reviu — jadi diam berarti menerima seluruh penilaian auditor. Itu pilihan yang sah, tetapi pilihlah dengan sadar, bukan karena jendelanya terlewat. AB-108
3.3Mengapa tombol mati: tujuh sebab
Hampir setiap laporan "sistemnya rusak" berasal dari salah satu keadaan berikut. Semuanya disengaja.
| Yang Anda lihat | Sebab | Yang harus dilakukan |
|---|---|---|
| "Formulir Evaluasi Mandiri Belum Dibuka" | Jendela T2 belum mulai. | Tunggu tanggalnya; sementara itu selesaikan Data Umum. |
| "Form evaluasi tidak dapat diisi di luar periode yang telah ditentukan" | Jendela T2 sudah tutup. | Tidak ada perpanjangan per unit. Yang tersisa adalah T4. |
| "Mode Baca Saja" | Anda sudah menekan POSTING, atau jendelanya sudah lewat. | Bila jendelanya masih terbuka, tekan Batal POSTING. |
| "Penilaian sudah diposting; jawaban dan bukti menjadi baca-saja" | Penguncian setelah POSTING. AB-24 | Sama seperti di atas. |
| "Tahapan belum dijadwalkan pada tahun ini" | Periode yang Anda buka belum punya jadwal sama sekali. | Hubungi penyelenggara — ini menyentuh seluruh unit, bukan hanya Anda. |
| Pita baca-saja di bawah bilah menu, dan semua tombol simpan mati | Penukar periode Anda sedang menunjuk siklus yang sudah Selesai — lazimnya tertinggal dari penelusuran LAKI tahun lalu. | Baca pita itu; ia menyebut sebabnya. Pindahkan penukar kembali ke periode berjalan (§2.4). |
| Tidak ada menu UK sama sekali | Anda belum punya penugasan pada periode yang sedang Anda buka. | Periksa dahulu nama periode pada penukar. Bila sudah benar, hubungi penyelenggara. |
Perpindahan antar tahapan dipicu tanggal, bukan tindakan siapa pun. Unit yang belum selesai ketika jendelanya tutup berhenti di tempat. Penyelenggara hanya dapat menggeser kalender untuk seluruh 39 Unit Kearsipan sekaligus — jadi jangan merencanakan pengisian pada hari terakhir.
4Tutorial A — Mengisi Data UmumJendela T1 · profil unit yang dibaca auditor sebelum menilai
Data Umum menjawab pertanyaan "unit seperti apa yang sedang dinilai". Auditor membacanya sebelum menelaah jawaban Anda, dan menjadikannya dasar penilaian kewajaran: unit dengan nol arsiparis dan volume arsip besar tidak dinilai dengan ekspektasi yang sama seperti unit dengan lima arsiparis. Mengisinya asal-asalan merugikan unit Anda sendiri.
4.1Empat langkah
Jendela T1 adalah yang terpendek dari keenam tahapan. Empat angka berikut biasanya perlu dikumpulkan dari lebih dari satu orang, jadi siapkan lebih dulu:
- Jumlah arsiparis dan pengelola arsip — dari bagian kepegawaian.
- Volume arsip inaktif dan jumlah yang sudah terdaftar — dari daftar arsip unit; satuannya berkas.
- Jumlah pengguna arsip satu tahun terakhir — dari buku layanan; satuannya orang.
- Tahun arsip inaktif tertua yang masih disimpan.
Bukan angka hari ini, bukan angka tahun berjalan. Ini kekeliruan yang paling sering ditemukan auditor, dan satu-satunya yang membuat seluruh laporan unit bergeser. AB-15
Daftar lengkap medannya di §4.2. Tiga hal yang perlu diperhatikan:
- Medan bertanda wajib tidak dapat dikosongkan. Sisanya boleh kosong, tetapi kekosongan itu terbaca auditor sebagai ketidaklengkapan.
- Medan angka menerima angka saja — tanpa titik ribuan, tanpa satuan, tanpa kata "sekitar".
- Medan uraian (arsip permanen, arsip non tekstual, kebijakan daerah) diisi dengan menyebutkan jenisnya, bukan menjawab ada/tidak ada.
Sebelum menutup layar, bandingkan angka Anda dengan periode sebelumnya. Lonjakan besar tanpa penjelasan akan dikonfirmasi auditor pada T3, dan lebih baik Anda menemukannya lebih dulu.
Jumlah arsip terdaftar tidak boleh melebihi volume arsip. Tahun arsip tertua tidak boleh lebih baru dari Masa Audit. Keduanya sederhana, dan keduanya sering luput.
Pengubahan sesudahnya memerlukan koreksi resmi yang tercatat, karena auditor sudah menelaah berdasarkan angka lama. Unit yang tidak mengisi sampai T1 tutup tetap dinilai — tetapi tanpa konteks, dan ketidaklengkapan itu sendiri menjadi temuan. AB-16
4.2Daftar medan Data Umum
Dibaca langsung dari instrumen periode berjalan, jadi selalu sesuai dengan yang tampil di layar Anda.
| # | Uraian | Jenis isian | Wajib | Catatan pengisian |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Nama Unit Kearsipan nama_unit |
Teks singkat | wajib | Nama resmi Unit Kearsipan, bukan nama OPD. |
| 2 | Alamat Unit Kearsipan alamat_unit |
Teks panjang | — | Alamat tempat arsip inaktif benar-benar disimpan. |
| 3 | Nama Penanggung Jawab Unit Kearsipan nama_penanggung_jawab |
Teks singkat | — | Pejabat yang membidangi kearsipan pada OPD. |
| 4 | Jumlah Arsiparis jumlah_arsiparis |
Angka | — | Satuan orang. Arsiparis fungsional, bukan seluruh staf. |
| 5 | Jumlah Pengelola Arsip jumlah_pengelola_arsip |
Angka | — | Satuan orang. Di luar arsiparis fungsional. |
| 6 | Volume Arsip Inaktif volume_arsip_inaktif |
Angka | — | Satuan berkas. Angka Masa Audit. |
| 7 | Jumlah Arsip Inaktif yang Telah Terdaftar jumlah_arsip_inaktif_terdaftar |
Angka | — | Satuan berkas. Tidak boleh melebihi volume di atas. |
| 8 | Jumlah Pengguna Arsip dalam 1 Tahun Terakhir jumlah_pengguna_arsip |
Angka | — | Satuan orang, selama satu tahun Masa Audit. |
| 9 | Tahun Arsip Inaktif Tertua yang Masih Disimpan tahun_arsip_inaktif_tertua |
Tahun (4 digit) | — | Empat digit. Tidak boleh lebih baru dari Masa Audit. |
| 10 | Nama Narahubung nama_narahubung |
Teks singkat | — | Orang yang dapat dihubungi auditor bila ada yang perlu diklarifikasi. |
| 11 | Nomor HP nomor_hp |
Nomor telepon | — | Nomor yang benar-benar aktif selama periode berjalan. |
| 12 | Arsip Permanen arsip_permanen |
Teks panjang | — | Sebutkan jenisnya — misalnya sertifikat tanah, BPKB. |
| 13 | Arsip Non Tekstual arsip_non_teks |
Teks panjang | — | Sebutkan jenisnya — misalnya foto, video, kaset. |
| 14 | Kebijakan Pemerintah Daerah di Bidang Kearsipan kebijakan_pemda |
Teks panjang | — | Kebijakan kearsipan yang telah ditetapkan pemerintah daerah. |
5Tutorial B — Evaluasi MandiriJendela T2 · pekerjaan terbesar Anda dalam satu periode
Di sinilah unit Anda membuat pernyataan resmi tentang kondisi penyelenggaraan kearsipannya: 19 butir, masing-masing dipilih pada salah satu dari lima tingkat, masing-masing sebaiknya berbukti. Jendela T2 adalah yang terpanjang di antara giliran Anda — dan tetap saja yang paling sering kehabisan waktu.
5.1Susunan instrumen ASKI Unit Kearsipan
Butir dikelompokkan per aspek dan sub-aspek. Pengelompokan itu bukan hiasan tampilan: ia menentukan bagaimana nilai dijumlahkan pada RHAS, LAKI, dan Rekapitulasi. AB-71
Lima tingkat pada setiap butir
Arti sesungguhnya tiap tingkat berbeda-beda per butir dan tertulis pada uraian tingkat butir itu sendiri. Butir UK07 dan UK15 sama-sama punya lima tingkat, tetapi syarat "tingkat 4"-nya sama sekali berlainan. Bacalah uraiannya, bukan tangga umum ini.
5.2Enam langkah pengisian
Kepala layar menampilkan Tahun Evaluasi, jadwal Evaluasi Mandiri, dan bilah Progress Evaluasi yang menghitung berapa butir sudah terisi. Bila layar berbunyi "Formulir Evaluasi Mandiri Belum Dibuka" atau "Mode Baca Saja", lihat §3.3 — sebabnya ada enam dan semuanya disengaja.
Setiap butir menyertakan definisi operasional tepat di tempat pengisian — bukan sebagai dokumen terpisah yang harus dicari. Ia menjelaskan apa sebenarnya yang ditanyakan, dan sering berbeda dari tafsir sehari-hari atas pernyataan singkatnya. AB-102
Bila kelak Anda berbeda pendapat dengan catatan auditor, kalimat di definisi operasional itulah yang menjadi dasar keberatan yang kuat — bukan pendapat umum tentang apa yang "seharusnya" cukup.
Bacalah kelima uraian tingkat dari bawah ke atas, lalu berhenti pada tingkat tertinggi yang buktinya benar-benar ada. Tiga pola uraian yang berulang:
| Pola | Bentuk uraiannya | Yang menentukan pilihan Anda |
|---|---|---|
| Kumulatif kegiatan | 1 kegiatan → 2 → 3 → seluruhnya. | Hitung kegiatan yang ada dokumennya, bukan yang pernah dikerjakan tanpa catatan. |
| Persentase capaian | 0–50% → >50–70% → >70–90% → >90–100%. | Pembilang dan penyebutnya harus dapat ditunjukkan. Persentase tanpa dasar hitung akan diturunkan auditor. |
| Frekuensi dalam kurun waktu | belum → direncanakan → dalam proses → 1 kali per 5 tahun → ≥2 kali per 5 tahun. | Kurun waktu dihitung dari Masa Audit ke belakang, bukan dari hari ini. |
Auditor menurunkannya pada T3 disertai catatan tertulis, dan catatan itu ikut tercetak pada RHAS dan LAKI. Yang tersisa bukan nilai tinggi, melainkan catatan bahwa klaim unit tidak terbukti.
Aturan lengkapnya di §5.3. Ringkasnya: PDF saja, satu atau lebih per butir, dan bukti melekat pada butir tertentu — tidak ada bukti yang mengambang. AB-91
Jangan menunggu butir terakhir. Bilah Progress Evaluasi dan penanda Jawaban Tersimpan memperlihatkan apa yang sudah masuk; sesi yang berakhir karena menganggur tidak menyimpan apa yang belum tersimpan.
Uraiannya di §5.4 — termasuk apa yang terjadi bila Anda tidak menekannya.
5.3Aturan bukti dukung
| Ketentuan | Rinciannya |
|---|---|
| Format | PDF saja. Sistem memeriksa isi berkas, bukan namanya — berkas Word atau gambar yang diganti namanya menjadi .pdf akan ditolak dengan pesan "isi berkas bukan PDF yang sah". Pindai atau cetak-ke-PDF lebih dulu. |
| Ukuran maksimum | 2M per berkas, sebagaimana disetel server yang sedang Anda pakai. Pindaian yang terlalu besar biasanya karena resolusi berlebih; 200–300 dpi hitam-putih sudah lebih dari cukup untuk dokumen teks. |
| Jumlah berkas | Boleh lebih dari satu per butir, sampai 20 berkas dalam satu kali unggah. |
| Penamaan | Nama berkas diubah sistem secara otomatis menjadi pola {tahun}_UK_{kode butir}_{singkatan OPD}_{waktu}_{urutan}.pdf. Anda tidak perlu menamainya rapi — tetapi pastikan berkasnya benar sebelum diunggah. |
| Kepemilikan | Bukti melekat pada satu butir pada satu unit pada satu periode. Tidak ada bukti bersama antar butir. AB-91 |
| Kerahasiaan | Bukti bukan dokumen publik. Hanya dapat dibaca unit pemiliknya, auditor yang ditugaskan, dan penyelenggara — berkas diambil lewat pintu berautentikasi, bukan tautan terbuka. AB-94 |
| Penghapusan | Selama belum diposting, lampiran yang keliru boleh dihapus. Sesudah diposting tidak dapat dihapus; penggantian dilakukan pada T4 dengan melampirkan bukti baru, dan yang lama tetap tersimpan sebagai riwayat. AB-93 |
| Pencatatan | Setiap lampiran tercatat siapa yang mengunggah dan kapan. AB-95 |
Sebelum mengunggah, tanyakan pada diri sendiri: terbaca? (pindaian jelas, halaman lengkap) · relevan? (dokumen ini memang tentang butir ini, bukan lampiran umum yang dipakai berulang) · sesuai kurun waktu? (tanggalnya di dalam Masa Audit) · cukup? (bila uraian tingkat menuntut tiga kegiatan, ada tiga bukti). Berkas yang gagal salah satunya akan menahan nilai Anda.
5.4POSTING dan pembatalannya
Sejak penetapan 30 Agustus 2026, yang mengunci adalah kalender, bukan tombol. Selama jendela T2 masih terbuka Anda bebas menyunting; POSTING adalah pernyataan bahwa Anda sudah selesai, dan pernyataan itu dapat Anda tarik kembali sendiri.
Ia menyatakan kepada auditor bahwa unit Anda siap ditelaah, tanpa menghilangkan hak Anda menyuntingnya lagi. Bila kemudian ada bukti yang perlu ditambahkan, tekan Batal POSTING, sunting, lalu POSTING lagi. Pembatalan sendiri tidak tercatat sebagai "pengembalian oleh auditor" dan tidak menaikkan penghitung pembukaan kembali.
Unit yang tidak mengisi satu butir pun dinyatakan tidak menyampaikan penilaian mandiri. Ia tidak diberi nilai apa pun — bukan nilai terendah, bukan nol — dan dikeluarkan dari rata-rata OPD, rata-rata kabupaten, serta peringkat. Ketidakikutsertaan itu dinyatakan tegas pada RHAS, LAKI, dan setiap laporan agregat. Mengisi satu butir saja sudah cukup untuk menghindarinya. AB-109
Auditor atau penyelenggara dapat mengembalikan penyerahan setelah jendelanya lewat, dan alasannya wajib ditulis. Alasan itu tampil di layar Anda pada kotak "Penyerahan dikembalikan kepada unit", lengkap dengan nama dan waktunya. Bacalah alasannya lebih dulu — ia menyebut persis apa yang perlu diperbaiki.
6Tutorial C — Membaca RHASJendela T3 · hasil telaah auditor, dan masih dapat ditanggapi
RHAS adalah Risalah Hasil Audit Kearsipan Internal Sementara. Kata sementara itulah intinya: dokumen ini wajib memberi Anda kesempatan menanggapi. Dokumen yang tidak dapat ditanggapi bukan RHAS melainkan LAKI. AB-30
Jendela T4 dipakai untuk memperbaiki keadaan dan mengumpulkan bukti — dua hal yang butuh waktu. Bila Anda baru membaca RHAS pada hari pertama T4, sebagian waktunya sudah habis sebelum dipakai.
6.1Cara membaca risalah
Layar UK › RHAS menyajikan dokumen resmi lengkap dengan kepala, tabel temuan, rekapitulasi, dan blok tanda tangan. Bacalah dalam urutan ini:
- Periksa Status penerbitan di kepala dokumen. Selama belum terbit, yang Anda lihat adalah pratinjau — belum ada dokumen resmi yang beredar.
- Buka Rekapitulasi per aspek lebih dulu. Ia menampilkan Mandiri, Reviu, dan Selisih berdampingan — satu pandangan cukup untuk tahu aspek mana yang paling banyak diturunkan.
- Turun ke tabel temuan, dan telusuri hanya butir yang selisihnya bukan nol.
- Untuk setiap butir itu, baca kolom CATATAN TIM PENGAWAS sampai selesai. Di sanalah tertulis apa yang kurang dan apa yang diminta.
- Catat butir mana yang dapat Anda perbaiki dengan bukti, dan mana yang menurut Anda keliru — keduanya ditangani berbeda pada T4.
Tabel 6.1 — Isi RHAS dan apa yang perlu Anda perhatikan
| Bagian | Isinya | Yang Anda cari di sana |
|---|---|---|
| Kepala | Identitas OPD dan unit, Tahun Pengawasan, Masa Audit, nama auditor, tanggal. | Pastikan unit yang tertulis memang unit Anda. |
| Konteks | Ringkasan profil unit dari Data Umum yang Anda isi pada T1. | Bila ada angka yang keliru, sebutkan pada tanggapan T4 — profil sendiri sudah baca-saja. |
| Tabel temuan | Per butir: aspek dan pernyataan · kondisi faktual menurut unit · tingkat · catatan tim pengawas. | Butir yang bercatatan. Hanya butir inilah yang terbuka untuk diperbaiki pada T4. |
| Rekapitulasi per aspek | Nilai mandiri (N1), nilai reviu (N2), dan selisihnya, per aspek dan total. | Aspek dengan selisih terbesar — di situ perbaikan paling menghasilkan. |
| Rekomendasi | Perbaikan yang diminta auditor, per butir yang bermasalah. | Daftar pekerjaan Anda pada T4, sudah tersusun. |
| Penutup | Batas waktu tanggapan (akhir T4), blok tanda tangan Kepala Unit Kearsipan dan Ketua Tim Pengawas. | Tanggal batas tanggapan. Catat, dan mundurkan tiga hari sebagai tenggat pribadi. |
- Nilai mandiri Anda tetap tertulis berdampingan dengan nilai reviu. RHAS adalah dokumen perbandingan, bukan dokumen nilai tunggal. AB-29
- Setiap penurunan nilai wajib bercatatan. Penurunan tanpa alasan tertulis tidak dapat dipertahankan auditor bila Anda mempersoalkannya. AB-28
- RHAS yang sudah terbit tidak diubah. Koreksi tidak dilakukan dengan menyunting dokumen yang beredar, melainkan lewat penetapan Nilai Final pada T5. AB-32
Tidak ada risalah yang diterbitkan, karena tidak ada penilaian yang dapat ditelaah. Yang tercatat adalah keterangan bahwa unit tidak dievaluasi. Bila menurut Anda itu keliru, hubungi auditor atau penyelenggara segera — mereka dapat membuka kembali penyerahan Anda, tetapi hanya selama periode masih berjalan.
7Tutorial D — Mengajukan PerbaikanJendela T4 · kesempatan resmi memperbaiki, dan satu-satunya
Inilah yang membuat pengawasan bersifat pembinaan, bukan sekadar penilaian. Pada T4 Anda boleh memperbaiki keadaan nyata, melengkapi bukti yang kurang, dan menyatakan keberatan atas catatan yang menurut Anda keliru.
7.1Nama layar yang menipu
Menu UK › Evaluasi Final adalah layar perbaikan Anda pada T4 — tempat Anda mengusulkan nilai perbaikan (N3), melampirkan bukti tambahan, dan menyatakan keberatan. Nilai final yang mengikat ditetapkan AUDITOR pada layarnya sendiri di T5. Namanya sama karena keduanya menyangkut tahapan yang berdekatan; isinya sama sekali berbeda.
7.2Lima langkah perbaikan
Setiap butir menampilkan N1 Mandiri, N2 Reviu, Catatan auditor, dan Definisi operasional. Yang menentukan apakah butir itu dapat Anda ubah adalah satu hal:
Butir yang disetujui auditor terkunci baca-saja dan ditandai "Disetujui auditor — tidak dibuka untuk perbaikan". Ini disengaja: T4 bukan kesempatan menaikkan nilai tanpa dasar. Penguncian berlaku di layar dan di jalur penyimpanan — usulan nilai untuk butir tanpa catatan akan ditolak dan disebutkan pada pesan hasil. AB-34
| Bunyi catatan auditor | Yang harus Anda kerjakan |
|---|---|
| Menyoal bukti — tidak terbaca, tidak relevan, di luar kurun waktu, atau jumlahnya kurang | Lampirkan bukti tambahan atau bukti pengganti. Keadaan nyata tidak perlu diubah; yang kurang hanya dokumennya. |
| Menyoal kondisi — kegiatannya memang belum dilakukan | Lakukan perbaikan nyata bila memungkinkan dalam jendela T4, lalu lampirkan buktinya. Bila tidak memungkinkan, nyatakan rencana perbaikan — auditor mencatatnya sebagai rekomendasi tahun berikutnya, dan nilainya tidak berubah. |
| Menurut Anda keliru — bukti sudah ada tetapi terlewat, atau tafsir butirnya berbeda | Nyatakan keberatan. Lihat §7.3. |
Aturannya sama persis dengan T2 (§5.3): PDF, maksimum 2M per berkas, melekat pada satu butir.
Ini aturan, bukan kebijakan auditor perorangan. Penjelasan sepanjang apa pun tidak menaikkan nilai bila tidak ada dokumen yang mendukungnya; dan nilai final tidak boleh melebihi tingkat yang dibuktikan. AB-35 AB-38
Auditor akan menolaknya kembali dengan catatan yang sama, dan waktu T4 Anda terbuang. Bila menurut Anda bukti itu sebenarnya sudah cukup, itu bukan lampiran ulang — itu keberatan, dan tempatnya di kotak yang berbeda.
Isikan tingkat yang menurut Anda kini terbukti. Usulan ini tidak menimpa nilai mandiri maupun nilai reviu — ketiganya tersimpan berdampingan, dan auditor melihat ketiganya sekaligus saat menetapkan Nilai Final. AB-33
Bila jendela T4 tutup tanpa tanggapan, Nilai Final ditetapkan sama dengan Nilai Reviu. Itu pilihan yang sah — tetapi pastikan itu memang pilihan Anda, bukan tenggat yang terlewat. AB-108
7.3Menyatakan keberatan
Anda berhak menyatakan keberatan tanpa melakukan perbaikan. Keberatan tercatat dan wajib ditanggapi auditor pada T5 — ia tidak boleh lewat begitu saja hanya karena tidak disertai bukti baru. AB-36
- Pada butir yang dipersoalkan, isi kotak Keberatan.
- Sebutkan dasarnya: kalimat mana pada definisi operasional yang Anda rujuk, atau bukti mana yang menurut Anda sudah menunjukkan kondisi itu.
- Simpan. Keberatan dapat Anda sunting atau cabut selama jendela T4 masih terbuka — kosongkan kotaknya untuk mencabut.
- Menunjuk
- Butir tertentu, bukan penilaian secara umum
- Merujuk
- Kalimat definisi operasional, atau nama berkas bukti yang sudah dilampirkan
- Menyebut
- Tingkat berapa yang menurut Anda benar, dan mengapa
- Nada
- Faktual — menyatakan keadaan, bukan menilai auditor
- Umum
- "Penilaian terlalu rendah" tanpa menyebut butir
- Tanpa dasar
- Tidak merujuk definisi operasional maupun bukti
- Konteks saja
- Unit baru dibentuk, kekurangan pegawai — konteks dicatat, tetapi tidak mengubah tingkat yang terbukti
- Salah kamar
- Menyoal jadwal atau instrumen — itu wewenang penyelenggara, bukan auditor
Bila auditor sependapat, ia mengembalikan nilai ke nilai mandiri Anda dan mencatat alasannya pada Catatan Final. Bila tidak sependapat, ia tetap wajib menanggapi secara tertulis — jadi keberatan Anda tidak pernah hilang tanpa jawaban, apa pun hasilnya.
8Tutorial E — Menerima LAKIJendela T6 · dokumen penutup, dan awal persiapan periode berikutnya
LAKI adalah Laporan Akhir Kearsipan Internal: pernyataan resmi hasil pengawasan atas unit Anda. Berbeda dari RHAS, ia tidak dapat ditanggapi lagi — tetapi ia wajib dapat Anda baca, dan wajib memuat rekomendasi yang dapat ditindaklanjuti. AB-43 AB-44
8.1Membaca dan menyimpan LAKI
- Buka UK › LAKI. Dokumen yang Anda lihat sama persis dengan yang dilihat auditor dan penyelenggara.
- Periksa bagian Hasil: nilai akhir per butir, per sub-aspek, per aspek, dan total — dari maksimum 95.
- Periksa bagian Perbandingan: nilai mandiri Anda berbanding nilai final, dan perubahan terhadap periode sebelumnya.
- Baca Temuan — butir yang masih bermasalah setelah perbaikan.
- Salin Rekomendasi menjadi rencana kerja. Inilah bagian yang paling berguna bagi unit Anda.
- Cetak lewat tombol Cetak bila diperlukan untuk berkas OPD; tata letak cetaknya sudah disiapkan.
Sekali terbit, isinya tidak berubah meski data sumbernya kemudian dikoreksi. Bila Anda membantah isinya, bantahan dicatat sebagai lampiran — dokumennya tidak diubah. Bila auditor menemukan kekeliruan setelah terbit, yang diterbitkan adalah revisi bernomor, bukan penyuntingan dokumen lama. AB-41
8.2Menjadikan LAKI bekal periode berikutnya
Rekomendasi pada LAKI adalah masukan resmi bagi penyiapan periode berikutnya. Empat kebiasaan yang membuat nilai unit Anda naik secara nyata — bukan hanya di atas kertas:
- Kerjakan rekomendasi sepanjang tahun, bukan pada bulan sebelum periode berikutnya dibuka. Sebagian butir menuntut frekuensi dalam kurun waktu, dan itu tidak dapat dikejar dalam sebulan.
- Simpan bukti sejak kegiatannya terjadi. Berita acara, daftar arsip, surat keputusan — pindai menjadi PDF begitu terbit, bukan setahun kemudian saat sudah sulit dicari.
- Catat angka volume arsip secara berkala, agar pengisian Data Umum pada T1 periode berikutnya tidak menjadi pekerjaan mendadak.
- Perhatikan butir bernilai rendah dua periode berturut-turut. Butir semacam itu masuk daftar temuan berulang tingkat kabupaten dan menjadi bahan bimbingan teknis — manfaatkan.
- Simpan LAKI periode ini sebagai lampiran serah terima bila terjadi pergantian penanggung jawab.
Instrumen ASKI Unit Kearsipan bernilai maksimum 95, sedangkan Unit Pengolah berbeda karena jumlah butirnya berbeda. Perbandingan antar tipe unit — termasuk di dalam OPD Anda sendiri — hanya sah sebagai persentase terhadap maksimum masing-masing. Kekeliruan ini paling sering muncul saat menyampaikan hasil secara lisan kepada pimpinan OPD.
9Pemecahan MasalahGejala yang paling sering dilaporkan, beserta sebab yang sebenarnya
Hampir semua "kerusakan" yang dilaporkan unit sesungguhnya adalah sistem yang bekerja persis sebagaimana dirancang — hanya aturannya tidak terlihat dari layar. Tabel ini memetakan gejala ke sebabnya.
| Gejala | Sebab yang paling mungkin | Tindakan |
|---|---|---|
| "Masuk berhasil tapi tidak ada menu UK." | Anda belum punya penugasan pada periode yang sedang Anda buka. Peran diturunkan dari penugasan, bukan dari akun. | Periksa dahulu nama periode pada penukar di bilah atas; bila ia menunjuk siklus lampau tempat Anda tidak bertugas, kembalilah ke periode berjalan (§2.4). Selain itu hubungi penyelenggara — ini lazim terjadi tepat setelah periode baru diaktifkan. |
| "Formulir Evaluasi Mandiri Belum Dibuka." | Jendela T2 belum mulai. | Bukan galat. Gunakan waktunya untuk menyelesaikan Data Umum dan mengumpulkan bukti. |
| "Layar berkata Mode Baca Saja." | Anda sudah menekan POSTING, atau jendela T2 sudah tutup. | Bila jendelanya masih terbuka, tekan Batal POSTING lalu sunting. Bila sudah tutup, yang tersisa adalah T4. |
| "Berkas bukti ditolak padahal namanya berakhiran .pdf." | Sistem memeriksa isi berkas, bukan namanya. Berkas Word atau gambar yang diganti namanya akan tertangkap. | Buka berkas aslinya lalu simpan/cetak sebagai PDF yang sebenarnya. |
| "File terlalu besar." | Melebihi 2M per berkas. | Pindai ulang pada 200–300 dpi hitam-putih, atau pecah menjadi beberapa berkas per butir. |
| "Saya tidak bisa menghapus bukti yang salah unggah." | Penilaian sudah diposting; bukti menjadi baca-saja. | Tekan Batal POSTING bila jendela T2 masih terbuka. Bila sudah lewat, lampirkan bukti yang benar pada T4 — yang lama tetap tersimpan sebagai riwayat. |
| "Pada T4 sebagian butir terkunci." | Butir itu disetujui auditor dan tidak bercatatan, jadi tidak dibuka untuk perbaikan. | Bukan galat. T4 hanya untuk butir yang dipersoalkan. AB-34 |
| "Saya sudah menjelaskan panjang lebar tapi nilainya tidak naik." | Tanggapan tanpa bukti tidak mengubah nilai. | Lampirkan dokumen. Bila menurut Anda buktinya sudah ada dan terlewat dibaca, itu keberatan — tulis di kotak keberatan, bukan sebagai penjelasan biasa. |
| "Unit saya dinyatakan tidak dinilai." | Jendela T2 tutup tanpa satu pun butir terisi. | Hubungi auditor atau penyelenggara segera; penyerahan dapat dibuka kembali selama periode masih berjalan. AB-109 |
| "Nilai di RHAS berbeda dengan yang saya isi." | Memang begitu bentuknya: kolom Mandiri adalah isian Anda, kolom Reviu adalah pendapat auditor. | Bukan galat. Baca kolom catatan pengawas — alasan setiap penurunan wajib tertulis di sana. AB-28 |
| "Angka Data Umum saya keliru, tapi tidak bisa diubah." | Profil menjadi baca-saja setelah T1 tutup, karena auditor sudah menelaah berdasarkan angka lama. | Sebutkan koreksinya pada tanggapan T4 atau lewat pesan kepada auditor, agar tercatat. |
| "Tahapan belum dijadwalkan pada tahun ini." | Periode yang Anda buka belum punya jadwal sama sekali. | Hubungi penyelenggara — ini menyentuh seluruh unit se-kabupaten, bukan hanya Anda. |
10LampiranRujukan cepat: aturan, rute, daftar butir, dan kalender kerja
AAturan bisnis yang mengikat peran ini
Enam belas aturan yang paling sering bersentuhan dengan pekerjaan Anda. Nomor lengkapnya di docs/15_PROSES_BISNIS.md.
| Kode | Bunyi ringkas | Berlaku di |
|---|---|---|
| AB-02 | Setiap artefak penilaian terikat pada tepat satu unit — bukan pada OPD, bukan pada orang yang mengisinya. | Semua tahapan |
| AB-04 | Nilai pada setiap titik progresi disimpan berdampingan, tidak saling menimpa. | Semua tahapan |
| AB-07 | Kewenangan mengubah data hanya berlaku di dalam jendela tahapan yang sesuai. | Semua tahapan |
| AB-13 | Satu unit menghasilkan tepat satu profil per Tahun Pengawasan; pengisian kedua adalah pemutakhiran. | T1 · Data Umum |
| AB-15 | Angka yang dilaporkan adalah angka Masa Audit, bukan Tahun Pengawasan. | T1 · Data Umum |
| AB-16 | Profil diisi pada T1 dan menjadi baca-saja setelahnya. | T1 · Data Umum |
| AB-24 | Penilaian yang sudah diposting menjadi baca-saja; bukti tidak dapat dihapus. | T2 · Mandiri |
| AB-91 | Bukti melekat pada satu butir pada satu unit pada satu siklus; tidak ada bukti yang mengambang. | T2 · T4 |
| AB-93 | Bukti yang telah diserahkan tidak dapat dihapus unit; penggantian dilakukan pada T4. | T2 · T4 |
| AB-94 | Bukti hanya dapat dibaca unit pemiliknya, auditor yang ditugaskan, dan penyelenggara. | T2 · T4 |
| AB-109 | Unit yang tidak menyampaikan penilaian mandiri dinyatakan tidak dievaluasi dan tidak diberi nilai apa pun. | T2 · Pelaporan |
| AB-29 | Nilai mandiri tetap tertulis dalam RHAS berdampingan dengan nilai reviu. | T3 · RHAS |
| AB-30 | RHAS bersifat sementara dan wajib memberi kesempatan tanggapan. | T3 · RHAS |
| AB-33 | Perbaikan tidak menimpa penilaian mandiri asli; ketiganya catatan berdampingan. | T4 · Perbaikan |
| AB-34 | Hanya butir yang bercatatan auditor yang terbuka untuk diperbaiki. | T4 · Perbaikan |
| AB-35 | Perbaikan wajib disertai bukti; tanggapan tanpa bukti tidak mengubah nilai. | T4 · Perbaikan |
| AB-36 | Unit berhak menyatakan keberatan tanpa perbaikan; keberatan wajib ditanggapi auditor pada T5. | T4 · Perbaikan |
| AB-43 | LAKI wajib dapat dibaca unit yang bersangkutan. | T6 · LAKI |
BPeta rute menu UK
Rute SIMFONI berbasis token, bukan nama berkas. Tabel di bawah dibangkitkan langsung dari tabel menu, sehingga tidak dapat menjadi basi.
| # | Menu | Berkas modul | Token rute |
|---|---|---|---|
| 1 | Data Umum | page/UK/dataUmum.php | q4c8a1vn |
| 2 | Evaluasi Mandiri | page/UK/evaluasiMandiri.php | y1v9mtcz |
| 3 | RHAS | page/UK/RHAS.php | f7xw2mzn |
| 4 | Evaluasi Final | page/UK/evaluasiFinal.php | h4k8p1ds |
| 5 | LAKI | page/UK/LAKI.php | g1z7b9xu |
CDaftar butir ASKI Unit Kearsipan
Dibaca langsung dari instrumen periode berjalan. Pakai kodenya saat bertanya kepada auditor — jauh lebih cepat daripada menyebut nomor urut di layar.
| Kode | Aspek | Sub-aspek | Pernyataan |
|---|---|---|---|
| UK01 | Pengelolaan Arsip Dinamis | Pengendalian Naskah Dinas | Pengendalian naskah dinas masuk |
| UK02 | ↳ | Pengendalian Naskah Dinas | Pengendalian naskah dinas keluar |
| UK03 | ↳ | Penggunaan | Layanan arsip inaktif berdasarkan SKKAAD |
| UK04 | ↳ | Pemeliharaan | Penataan arsip inaktif |
| UK05 | ↳ | Pemeliharaan | Daftar arsip inaktif tersedia |
| UK06 | ↳ | Pemeliharaan | Daftar arsip sesuai ketentuan |
| UK07 | ↳ | Pemeliharaan | Retensi arsip sesuai JRA |
| UK08 | ↳ | Pemeliharaan | Penyimpanan sesuai bentuk & media |
| UK09 | ↳ | Pemeliharaan | Alih media arsip inaktif permanen |
| UK10 | ↳ | Penyusutan | Pemindahan UP ke UK (<10 tahun) |
| UK11 | ↳ | Penyusutan | Pemindahan ke UK I (≥10 tahun) |
| UK12 | ↳ | Penyusutan | Pemusnahan arsip (<10 tahun) |
| UK13 | ↳ | Penyusutan | Penyerahan arsip statis ke LKD |
| UK14 | Sumber Daya Kearsipan | SDM Kearsipan | Ketersediaan arsiparis tersertifikasi |
| UK15 | ↳ | SDM Kearsipan | Jumlah arsiparis tersertifikasi |
| UK16 | ↳ | SDM Kearsipan | Pengembangan kompetensi arsiparis |
| UK17 | ↳ | SDM Kearsipan | Kompetensi teknis pengelola arsip |
| UK18 | ↳ | Sarana & Prasarana | Ruangan penyimpanan sesuai kriteria |
| UK19 | ↳ | Sarana & Prasarana | Peralatan penyimpanan sesuai dan berfungsi |
DKalender kerja Anda dalam satu periode
| Saat | Pekerjaan | Rujukan |
|---|---|---|
| Sebelum T1 | Mengumpulkan angka profil unit dan memindai bukti yang sudah ada menjadi PDF. | §4.1 |
| T1 | Mengisi Data Umum sampai lengkap. Jendelanya paling pendek dari keenamnya. | Bab 4 |
| Hari pertama T2 | Membuka Evaluasi Mandiri, membaca definisi operasional seluruh butir sekali jalan sebelum mengisi. | §5.2 |
| Sepanjang T2 | Mengisi butir dan mengunggah bukti, menyimpan berkala. Kerjakan butir yang paling mudah dibuktikan lebih dulu. | §5.3 |
| H−3 sebelum T2 tutup | Memastikan seluruh butir terisi, lalu menekan POSTING. | §5.4 |
| T3 | Giliran auditor. Membaca RHAS begitu terbit, dan menyusun daftar butir yang akan diperbaiki. | Bab 6 |
| Hari pertama T4 | Memilah butir bercatatan: perbaikan bukti, perbaikan keadaan, atau keberatan. | §7.2 |
| Sepanjang T4 | Melakukan perbaikan nyata, melampirkan bukti, mengusulkan N3, menyatakan keberatan. | §7.3 |
| T5 | Giliran auditor. Tidak ada yang perlu dikerjakan. | — |
| T6 | Membaca dan mencetak LAKI; menyalin rekomendasinya menjadi rencana kerja. | Bab 8 |
| Sepanjang tahun berikutnya | Mengerjakan rekomendasi dan menyimpan buktinya sejak kegiatannya terjadi. | §8.2 |