1PendahuluanUntuk siapa manual ini ditulis, dan bagaimana membacanya
1.1Tujuan dan ruang lingkup
Manual ini memuat seluruh pekerjaan Administrator SIMFONI dalam satu tahun penuh: dari mendaftarkan periode evaluasi baru, menyiapkan instrumen dan kalender, membuka siklus, mengawal 159 unit yang melapor dan tim auditor yang menilai, sampai menerbitkan laporan akhir, menutup periode, dan mengarsipkannya.
Yang termasuk ruang lingkup: setiap layar di bawah menu Admin, supervisi dual-panel pada menu UK dan UP, kelima laporan resmi, serta Log System. Yang tidak termasuk: cara mengisi instrumen ASKI (lihat Panduan PJ UK dan Panduan PJ UP) dan cara menilai (lihat Panduan Auditor), serta pemasangan server yang dibahas di berkas README.md.
Administrator menyelenggarakan pengawasan — ia mengatur kalender, instrumen, dan penugasan. Administrator tidak menilai. Setiap kali sebuah keputusan terasa seperti "menentukan nilai sebuah unit", keputusan itu bukan milik peran ini. AB-2 §3.3
1.2Cara membaca manual ini
Empat penanda dipakai berulang di seluruh dokumen. Kenali sekali, lalu abaikan penjelasan ini.
| Penanda | Artinya |
|---|---|
| Admin › Master Tahun | Lencana rute. Menyebut layar tempat langkah dikerjakan, dan sekaligus menjadi tautan ke layar itu. Dapat diklik hanya bila Anda masuk sebagai Administrator. |
| AB-09 | Rujukan aturan bisnis baku. Nomornya mengacu ke docs/15_PROSES_BISNIS.md dan ditegakkan oleh kode, bukan sekadar imbauan. Daftar lengkap yang mengikat Administrator ada di Lampiran A. |
| status_siklus | Nama teknis apa adanya — kolom basis data, berkas, atau perintah baris perintah. Ditampilkan agar dapat dicocokkan saat berkomunikasi dengan pengembang. |
| ADMIN AUDITOR PJ UK PJ UP | Lencana peran. Menyebut siapa yang berwenang atas kegiatan yang sedang dibahas. |
Lima jenis kotak sorot
Keterangan tambahan yang memperjelas, tetapi tidak mengubah langkah.
Cara kerja yang lebih cepat atau lebih aman; boleh diabaikan.
Kekeliruan yang lazim terjadi di titik ini, beserta akibatnya.
Menyentuh seluruh unit sekaligus, sulit atau tidak dapat dibatalkan, dan selalu tercatat di jejak audit. Baca sampai selesai sebelum menekan tombolnya.
Aturan bisnis yang ditegakkan sistem. Sistem akan menolak, bukan memperingatkan.
1.3Kosakata baku
Tiga istilah pertama menentukan tahun mana yang dijawab responden. Salah memahaminya menggeser seluruh angka volume arsip satu tahun, dan kekeliruan itu tidak dapat dideteksi belakangan.
| Istilah | Arti dalam SIMFONI |
|---|---|
| Periode Evaluasi | Satu penyelenggaraan pengawasan untuk satu Tahun Pengawasan. Padanan layar untuk "siklus". Baris pada Master Tahun. |
| Tahun Pengawasan | Tahun dilaksanakannya kegiatan pengawasan — misalnya 2026. |
| Masa Audit | Rentang kinerja yang dinilai, umumnya satu tahun sebelum Tahun Pengawasan. Responden periode 2026 melaporkan kondisi 2025. |
| Kurun Waktu | Rentang yang dihitung dari Masa Audit ke belakang. "Lima tahun terakhir" pada Masa Audit 2025 berarti 2021–2025. |
| ASKI | Audit Sistem Kearsipan Internal — nama instrumen penilaian. |
| RHAS | Risalah Hasil Audit Kearsipan Internal Sementara. Dokumen antara; temuannya masih dapat ditanggapi unit pada tahapan Perbaikan. |
| LAKI | Laporan Akhir Kearsipan Internal. Dokumen penutup siklus; tidak dapat ditanggapi lagi. |
| UK / UP | Unit Kearsipan (mengelola arsip inaktif, satu per OPD) / Unit Pengolah (arsip aktif, 1–8 per OPD menurut struktur yang berlaku hari ini). |
| Periode kerja sesi | Periode Evaluasi yang sedang Anda buka. Dipilih di layar masuk, dapat dipindah kapan saja lewat penukar di bilah atas, dan tidak menyentuh sesi orang lain. Lihat §4.5. |
| Kedudukan | Punya-tidaknya seseorang peran pada sebuah periode. ADMIN berkedudukan pada semua periode; peran lain hanya pada periode tempat penugasannya tercatat. Inilah yang menentukan periode mana yang boleh dibuka seseorang. |
| POSTING | Pernyataan unit bahwa penilaian mandirinya sudah selesai. Pernyataan, bukan gerbang — lihat §6.3. |
| Paket instrumen | Kesatuan empat formulir satu periode: Data Umum UK, ASKI UK, Data Umum UP, ASKI UP. |
| Bukti dukung | Dokumen di luar sistem yang membuktikan satu pernyataan responden atas satu butir instrumen. |
| Peserta periode | Daftar unit yang ikut dinilai pada satu periode. Unit yang tidak terdaftar sebagai peserta tidak menghasilkan penilaian. |
2Kedudukan dan Batas WewenangApa yang menjadi milik peran ini, dan apa yang tegas bukan
2.1Administrator adalah Penyelenggara
Dalam dokumen proses bisnis, peran Anda bernama Penyelenggara; di dalam aplikasi ia bernama ADMIN. Keduanya orang yang sama. Wewenang intinya satu kalimat: menetapkan siklus, instrumen, kalender, data induk, dan penugasan, dengan cakupan seluruh kabupaten.
Perbedaan Administrator dari ketiga peran lain bukan pada "lebih tinggi", melainkan pada jenis pekerjaan. Tiga peran lain menghasilkan isi: unit menyatakan kondisinya, auditor menilai. Administrator menghasilkan kerangka tempat isi itu dapat lahir. Peran ini adalah satu-satunya yang ADMIN tidak memerlukan penugasan tahunan untuk memilikinya — sementara ketiga peran lain diturunkan dari penugasan pada periode yang aktif. AB-76
Karena peran diturunkan dari penugasan pada periode yang dibuka seseorang, dan periode aktif adalah titik berangkat setiap sesi baru, mengaktifkan periode yang belum punya penugasan mencabut peran seluruh pengguna non-admin begitu mereka masuk kembali. Mereka masih dapat masuk, tetapi tidak memiliki peran apa pun. Yang sesinya sudah berjalan tidak langsung terdampak — sehingga akibatnya kerap baru tampak keesokan paginya, serentak. Master Tahun menampilkan hitungan "n pengguna akan terkunci" tepat untuk mencegah ini. AB-10 AB-77
2.2Matriks peran × modul
Kolom ADMIN di bawah adalah peta kerja Anda. Perhatikan empat baris terakhir: di sana Administrator hanya membaca, dan itu disengaja.
| Modul / kegiatan | ADMIN | AUDITOR | PJ UK | PJ UP | Publik |
|---|---|---|---|---|---|
| Master Tahun · periode & aktivasi | Penuh | — | — | — | — |
| Master Organisasi · OPD, UK, UP | Penuh | — | — | — | — |
| Master User & penugasan | Penuh | — | — | — | — |
| Master Instrumen & Form UK/UP | Penuh | — | — | — | — |
| Master Jadwal · kalender tahapan | Penuh | — | — | — | — |
| Pengumuman & Log System | Penuh | — | — | — | — |
| Data Umum unit | Baca + isi pengganti | Baca | Isi (UK-nya) | Isi (UP-nya) | — |
| Nilai mandiri (ASKI) | Baca | Baca | Isi | Isi | — |
| Nilai reviu & RHAS | Baca | Isi | Baca | Baca | — |
| Nilai final & LAKI | Baca | Isi | Baca | Baca | — |
| Laporan agregat · Rangkuman, Rekapitulasi, Bab II | Penuh | Cakupannya | Unitnya | Unitnya | — |
| Panduan peran & Peraturan | Baca | Baca | Baca | Baca | Baca |
2.3Tiga pemisahan tugas yang mutlak
Ketiganya menjadi dasar keabsahan hasil pengawasan. Sistem menegakkannya; Anda tidak dapat menembusnya dari layar mana pun.
2.4Yang tidak boleh dilakukan Administrator
| Tidak boleh | Alasan & jalan yang benar |
|---|---|
| Mengubah nilai mandiri, nilai reviu, atau nilai final sebuah unit | Menghapus dasar narasi RHAS dan LAKI, yang bersandar pada perbandingan sebelum–sesudah. Bila ada nilai yang keliru, kembalikan penyerahannya kepada unit atau minta auditor menetapkan ulang di tahapan yang sesuai. AB-04 |
| Mengubah butir instrumen saat periode berjalan | Menambah butir menaikkan skor maksimum seluruh unit yang sudah selesai menilai. Sistem menolak lewat gerbang pembekuan. Terapkan perubahan pada periode berikutnya. AB-12 |
| Menghapus OPD, unit, atau akun yang pernah dipakai | Memutus seluruh riwayat pengawasan dan jejak audit tindakannya. Yang benar: nonaktifkan. AB-54 AB-58 |
| Menghapus atau menyunting jejak audit | Tidak tersedia bagi peran mana pun, termasuk Administrator. Jejak audit yang dapat diubah bukan jejak audit. AB-99 |
| Membuka kembali periode yang sudah ditutup untuk mengoreksi angka | Koreksi setelah penutupan diterbitkan sebagai revisi dokumen, bukan sebagai perubahan data siklus. Pembukaan kembali tersedia, tetapi menuntut alasan tertulis dan tercatat. AB-49 |
| Menaikkan peran seseorang lewat Pengaturan | Konfigurasi bukan jalur mengubah kewenangan. Peran hanya berubah lewat Penugasan Pengguna. AB-106 |
3Peta Objek dan AntarmukaApa yang dinilai, dan di layar mana pekerjaan itu berada
3.1Struktur objek penilaian
Unit — bukan OPD — adalah objek penilaian. Satu OPD dapat menghasilkan hingga 9 penilaian terpisah: satu untuk Unit Kearsipannya dan satu untuk setiap Unit Pengolahnya — OPD terbanyak saat ini memiliki 8 Unit Pengolah. Pembedaan UK/UP bukan administratif melainkan substantif: keduanya dinilai dengan instrumen berbeda karena mengelola jenis arsip berbeda pada tahap daur hidup yang berbeda.
Angka di atas adalah unit yang terdaftar di data induk. Yang benar-benar dinilai pada satu periode adalah peserta periode, yaitu daftar tersendiri yang disusun saat periode disiapkan. Unit yang terdaftar tetapi tidak menjadi peserta tidak menghasilkan penilaian apa pun dan tidak muncul di laporan.
3.2Peta modul Administrator
14 layar berada di bawah menu Admin. Kartu di bawah mengelompokkannya menurut kapan layar itu dipakai, bukan menurut urutan menunya — urutan menu bersifat alfanumerik, urutan kerja bersifat kronologis. Satu kartu tambahan menunjuk menu Laporan, yang berdiri di luar menu Admin tetapi termasuk pekerjaan peran ini.
2 di antaranya tidak Anda temukan di bilah menu: Master Form UK dan Master Form UP. Layar itu dijangkau dari Master Instrumen lewat tombol Buka Master Form pada bagian penilaian — atau, bila periode itu belum berpaket, lewat tombol yang sama pada kotak pemberitahuannya. Layarnya utuh dan rutenya hidup; yang dilepas hanya butir menunya, karena Master Instrumen sudah menjadi pintu tunggal ke seluruh isi paket instrumen. Lampiran B tetap memuat rutenya.
Dipakai saat menyiapkan periode
Dipakai untuk pengguna dan penugasan
Dipakai saat periode berjalan dan sesudahnya
Beranda Administrator bukan sekadar sambutan: ia menampilkan periode aktif, tahapan yang sedang berjalan hari ini beserta sisa harinya, dan peringkat tertinggi OPD, UK, serta UP. Jadikan ia layar pertama setiap pagi selama periode berjalan — satu pandangan cukup untuk tahu di mana siklus sedang berada.
4Periode Evaluasi dan KalenderModel kerja yang mendasari seluruh tutorial di bab berikutnya
Dua gagasan menjelaskan hampir seluruh perilaku SIMFONI: periode memiliki siklus hidup, dan kalender adalah pelaku, bukan latar. Bab ini membahas keduanya sebelum satu pun tombol ditekan. Membaca bab ini menghemat banyak kebingungan di Bab 5–7.
4.1Siklus hidup periode evaluasi
Setiap periode melewati empat keadaan. Perpindahannya searah, kecuali satu jalur balik yang menuntut alasan tertulis.
4.2Dua sakelar yang berbeda: aktif dan status siklus
Kekeliruan yang paling sering terjadi di Master Tahun adalah menyamakan keduanya. Mereka menjawab dua pertanyaan yang berlainan:
- Aktif menjawab: periode mana yang menjadi titik berangkat? Ialah periode yang dibuka sesi baru bila pemiliknya tidak memilih yang lain, periode yang dipakai proses tanpa sesi (perkakas baris perintah, penjadwal), dan tempat seseorang dipulangkan ketika kedudukannya di periode lain dicabut. Tepat satu periode boleh aktif pada satu saat. AB-09
- Status siklus menjawab: apakah periode ini menerima isian? Hanya Berjalan yang menerima — dan itu berlaku bagi setiap peran, ADMIN tidak dikecualikan.
Sampai Agustus 2026, peran setiap orang diturunkan langsung dari periode yang aktif, sehingga memindahkan tanda aktif me-resolusi ulang peran semua pengguna seketika. Sejak periode menjadi keadaan sesi, peran diturunkan dari periode yang sedang dibuka masing-masing orang. Memindahkan tanda aktif kini menyentuh sesi yang baru dimulai — bukan orang yang sedang bekerja. Bacalah §4.5 sebelum menekan tombol aktivasi.
Karena keduanya berdiri sendiri, ada enam kombinasi — dan dua di antaranya adalah keadaan yang harus segera diperbaiki.
| Status Draf | Status Berjalan | Status Selesai / Arsip | |
|---|---|---|---|
| Aktif | Keadaan transisi. Sesi baru mendarat di sini, tetapi setiap penulisan ditolak karena statusnya belum Berjalan. Segera buka periodenya. | Keadaan normal. Inilah periode yang sedang berjalan, dan titik berangkat setiap sesi baru. | Masa tenang. Sesi baru mendarat di sini dan boleh membaca seluruh hasilnya, tetapi tidak ada yang dapat menulis — termasuk Administrator. |
| Tidak aktif | Wajar. Periode yang sedang disiapkan untuk tahun depan. | Tidak lazim. Periode yang menerima penulisan tetapi bukan titik berangkat siapa pun; hanya terbuka bagi yang sengaja memindahkan penukar periodenya ke sana. | Wajar. Periode lampau. Datanya tetap utuh, dan siapa pun yang dahulu berkedudukan di sana tetap dapat membukanya kembali secara baca-saja lewat penukar periode. AB-51 |
Menonaktifkan periode tanpa mengaktifkan penggantinya meninggalkan instalasi tanpa periode aktif — tanpa titik berangkat. Setiap orang yang masuk sesudahnya ditolak gerbang periode dengan pesan "Belum ada Periode Evaluasi yang diaktifkan", dan tidak melihat satu pun menu kerja. Orang yang sesinya sudah berjalan tidak terusir seketika, sehingga kerusakannya kerap baru tampak keesokan paginya. Layar meminta konfirmasi kedua dan menyebutkan berapa orang yang terdampak sebelum melanjutkan.
4.3Enam tahapan dan kewenangan yang dibawanya
Setiap tahapan membawa tiga kewenangan yang dinyatakan tegas: boleh mengubah jawaban, boleh mengunggah bukti, boleh memberi catatan. Kewenangan inilah dasar penegakan, bukan nama tahapan — nama boleh berbeda antar periode untuk keperluan penamaan dokumen. AB-73 AB-74
Tabel 4.1 — Kewenangan per tahapan, dibaca dari katalog tahapan
| # | Tahapan pada periode aktif | Pelaku | Ubah jawaban | Unggah bukti | Beri catatan |
|---|---|---|---|---|---|
| T1 | Pengisian data umum Unit PERSIAPAN |
Unit | — | — | — |
| T2 | Evaluasi Mandiri Unit EVALUASI_MANDIRI |
Unit | ya | ya | ya |
| T3 | Penyampaian Laporan RHAS REVIEW_MANDIRI |
Auditor | ya | ya | ya |
| T4 | Perbaikan Evaluasi Mandiri Unit PERBAIKAN |
Unit | ya | ya | ya |
| T5 | Evaluasi Final Auditor EVALUASI_PERBAIKAN |
Auditor | ya | — | ya |
| T6 | Penyampaian LAKI Unit FINAL |
Auditor + Adm | — | ya | — |
- Jendela tahapan tidak boleh tumpang tindih dan harus berurutan: awal T(n+1) tidak boleh mendahului akhir T(n). AB-05
- Keenam tahapan wajib lengkap sebelum periode dinyatakan siap dijalankan. AB-06
- Di luar jendelanya, artefak bersifat baca-saja bagi semua pihak. AB-07
- Kalender wajib terlihat oleh seluruh peran sepanjang periode, beserta tahapan berjalan dan sisa waktunya. AB-75
4.4Lini masa periode yang sedang berjalan
Berikut jendela nyata periode Periode Evaluasi Kearsipan 2026 sebagaimana tercatat di Master Jadwal saat halaman ini dibuka. Bar yang bersinggungan rapat adalah yang benar: tahapan berikutnya dimulai sehari setelah tahapan sebelumnya tutup.
Perpindahan antar tahapan dipicu tanggal, bukan tindakan seseorang. Tidak ada pihak yang "memajukan" sebuah unit. Keuntungannya: tenggat ditegakkan seragam untuk 159 unit tanpa bergantung pada disiplin manual siapa pun. Biayanya: unit yang belum selesai ketika jendelanya tutup berhenti di tempat — tidak ada perpanjangan per unit kecuali Anda menggeser kalender untuk semua.
4.5Periode kerja sesi dan penukar periode
Sebuah instalasi memuat banyak periode sekaligus: yang berjalan, yang sedang disiapkan untuk tahun depan, dan seluruh siklus lampau. Setiap orang membuka tepat satu di antaranya pada satu saat — itulah periode kerja sesi-nya. Ia dipilih di layar masuk, dapat dipindah kapan saja lewat penukar di bilah atas, dan tidak menyentuh sesi siapa pun yang lain.
Bagi Administrator, inilah cara membaca siklus lampau tanpa mengganggu siklus berjalan. Sebelum ada penukar, satu-satunya cara melihat angka tahun lalu adalah memindahkan tanda aktif ke sana — tindakan yang menggeser periode kerja seluruh instalasi hanya untuk menjawab satu pertanyaan.
Tabel 4.2 — Apa yang menentukan periode yang terbuka di layar Anda
| Titik | Yang terjadi |
|---|---|
| Layar masuk | Pemilih Periode Evaluasi menentukan periode yang dibuka sesi itu. Pilihan dihormati hanya bila Anda berkedudukan di sana; bila tidak, sesi jatuh ke periode yang aktif. |
| Penukar di bilah atas | Menampilkan nama periode yang sedang terbuka beserta statusnya. Daftar isinya hanya memuat periode tempat Anda berkedudukan — bagi Administrator berarti seluruhnya. Perpindahan tercatat di jejak keamanan sebagai periode_sesi_diubah. |
| Sesudah berpindah | Peran diresolusi ulang terhadap periode yang baru pada permintaan berikutnya. Menu dapat berubah, dan bagi peran non-ADMIN memang seharusnya berubah. |
| Kedudukan dicabut di tengah sesi | Anda dipulangkan ke periode yang aktif beserta pita penjelasan, bukan dikunci di luar aplikasi. Bila di periode aktif pun tidak berkedudukan, barulah aksesnya ditolak. |
| Periode bukan Berjalan | Pita baca-saja muncul di bawah bilah atas dan menyebutkan sebabnya. Pembacaan tetap penuh; setiap penyimpanan ditolak, tanpa kecuali bagi Administrator. |
Pemeriksaan kedudukan dan penolakan penulisan di luar periode Berjalan dijalankan sebelum modul mana pun dimuat. Halaman yang "lupa memasang gerbang" karena itu tidak dapat ada. Yang dikecualikan hanya tiga rumpun, dengan sebab yang tegas: master/ — tempat periode diurus, bukan dipakai; auth/ dan bantuan/ — yang memang berdiri di luar sumbu periode; serta penukar periode itu sendiri, sebab tanpa itu seseorang yang membuka periode Selesai tidak akan pernah dapat keluar darinya.
Karena menu Admin dibebaskan dari gerbang periode, Master Jadwal, Master Instrumen, dan Penugasan Pengguna tetap dapat menulis meskipun penukar Anda sedang menunjuk siklus lampau. Setiap layar itu menyebutkan periode yang sedang ia sunting di bagian atasnya. Membaca baris itu adalah kebiasaan yang harus dibentuk: menyunting jadwal sambil mengira sedang berada di periode lain adalah kekeliruan yang paling mahal di seluruh menu ini. Penyiapan periode yang sudah ditutup atau diarsipkan ditolak sistem — jadwal, tahapan, dan peserta siklus yang sudah selesai adalah catatan kapan aturannya berlaku, dan menggesernya menulis ulang riwayat yang sudah dibaca dokumen terbit.
5Tutorial A — Membuka Periode Evaluasi BaruDelapan langkah, dikerjakan berurutan, selambatnya satu bulan sebelum T1
Ini pekerjaan tahunan terbesar Administrator. Tujuannya satu kalimat: membuat satu Tahun Pengawasan siap dijalankan, sehingga 159 unit dapat mulai melapor pada hari pertama T1 tanpa hambatan administratif.
Aktivasi adalah langkah terakhir, bukan pertama. Instrumen, penugasan, dan kalender harus lengkap sebelum periode diaktifkan — mengaktifkan periode kosong mencabut peran seluruh pengguna serentak. AB-10
5.1Delapan langkah penyiapan
Periode baru lahir sebagai wadah kosong berstatus Draf. Belum ada yang berubah bagi pengguna lain.
- Buka Master Tahun. Tabel menampilkan seluruh periode beserta status dan kesiapannya.
- Tekan Tambah Tahun, isi nama tahun dengan empat digit (mis. 2027), lalu Simpan.
- Pastikan baris baru muncul dengan lencana Draf dan Tidak Aktif.
Nama tahun harus empat digit angka. Wizard Salin Periode menghitung pergeseran tanggal dari selisih dua nama tahun; nama seperti "2027 (Revisi)" membuat penggeseran jadwal tidak dapat dihitung dan komponen jadwal akan dilewati.
Perubahan struktur perangkat daerah selama setahun terakhir harus tercermin lebih dulu. Kalau tidak, penyalinan pada langkah 3 akan menyalin peta organisasi yang sudah usang.
- Telusuri pohon OPD → Unit Kearsipan → Unit Pengolah dan bandingkan dengan Perbup SOTK yang berlaku.
- Daftarkan OPD, UK, atau UP yang baru dibentuk; perbarui nama yang berganti.
- Untuk unit yang dibubarkan atau dilebur: nonaktifkan, jangan dihapus.
- Periksa bahwa setiap OPD memiliki tepat satu Unit Kearsipan dan sekurang-kurangnya satu Unit Pengolah.
Menghapus unit memutus seluruh riwayat pengawasannya — jawaban, RHAS, dan LAKI tahun-tahun sebelumnya kehilangan induknya. Yang benar adalah menonaktifkan: unit hilang dari daftar peserta periode baru, tetapi riwayatnya tetap terbaca. AB-54
Wizard tiga langkah — Pilih → Pratinjau → Jalankan — memindahkan enam komponen sekaligus. Pratinjau tidak menulis apa pun; ia menampilkan lebih dulu apa yang akan disalin dan apa yang akan dilewati.
- Pilih periode sumber (periode tahun lalu) dan periode tujuan (periode Draf dari langkah 1).
- Centang komponen yang ingin disalin. Bawaannya keenam-enamnya.
- Tekan Pratinjau. Baca hasilnya baris per baris, terutama daftar yang ditolak.
- Bila pratinjau memuaskan, tekan Jalankan.
Tabel 5.1 — Enam komponen yang dapat disalin
| Komponen | Yang dipindahkan | Yang perlu diperiksa sesudahnya |
|---|---|---|
| Peserta periode | Daftar Unit Kearsipan dan Unit Pengolah yang ikut dinilai. | Unit baru dari langkah 2 belum ada di periode lama — tambahkan manual. |
| Instrumen | Seluruh butir beserta lima pilihan jawabannya. | Bila pembina kearsipan nasional mengubah naskah, sunting di periode baru sebelum dibuka. |
| Kewenangan tahapan | Setelan boleh-ubah-jawaban, boleh-unggah, boleh-catat per tahapan. | Biasanya tidak perlu diubah. |
| Jadwal tahapan | Enam jendela tanggal, digeser sebanyak selisih tahun. | Tanggal hasil geseran bisa jatuh di akhir pekan atau hari libur. Rapikan di Master Jadwal. |
| Penugasan pengguna | Baris orang → unit → peran. | Wajib ditinjau manusia: pegawai pindah, unit bubar, jabatan berganti. AB-11 |
| Prasisi Data Umum | Isian Data Umum tahun lalu sebagai usulan, bukan isian sah. | Unit tetap wajib memutakhirkannya di T1. Angka volume arsip berubah tiap tahun. |
Wizard menolak periode tujuan yang berstatus Berjalan, Selesai, atau Arsip. Penyalinan juga aman diulang: baris yang sudah ada dilewati, tidak digandakan.
Satu periode memiliki satu paket instrumen, dan paket itu memuat empat bagian. Master Instrumen adalah pintu masuknya; penyuntingan butir penilaian dilakukan pada dua layar Master Form yang ditautkan dari sana.
- Bagian 1
- Data Umum Unit Kearsipan — medan profil unit
- Bagian 2
- ASKI Unit Kearsipan — 19 butir penilaian
- Bagian 3
- Data Umum Unit Pengolah — medan profil unit
- Bagian 4
- ASKI Unit Pengolah — 28 butir penilaian
- Di Master Instrumen, pilih periode baru pada pemilih periode, lalu periksa keempat bagian ada dan jumlah butirnya wajar.
- Bandingkan dengan naskah resmi terbaru dari pembina kearsipan. Bila ada perubahan, sunting sekarang.
- Untuk mengubah butir penilaian, ikuti tautan ke Master Form UK atau Master Form UP.
- Pastikan setiap butir memiliki lima tingkat bernilai 1–5 secara menaik dan definisi operasional yang terisi.
- Butir yang tidak lagi berlaku: nonaktifkan, jangan dihapus.
Sesudah periode dibuka, jalur tulis instrumen menutup dengan sendirinya karena dua sebab: sudah ada jawaban yang merujuk butir itu, dan/atau periodenya aktif dengan salah satu jendela tahapan sudah dimulai. Inilah satu-satunya kesempatan menyunting instrumen. Perubahan naskah nasional yang datang setelah periode berjalan diterapkan pada periode berikutnya. AB-12 AB-70
Inilah langkah yang menentukan siapa boleh mengubah apa, kapan, untuk seluruh 159 unit sekaligus.
- Pilih periode baru, lalu periksa keenam baris tahapan hasil penyalinan.
- Perbaiki tanggal yang jatuh pada akhir pekan, hari libur nasional, atau berbenturan dengan kegiatan daerah.
- Pastikan tidak ada jendela yang tumpang tindih: awal tahapan berikutnya minimal sehari setelah akhir tahapan sebelumnya.
- Pastikan keenam tahapan ada — jangan menyisakan satu pun kosong.
- Beri jendela terpanjang pada T2 (Evaluasi Mandiri) dan T5 (Evaluasi Final).
Keenam gerbang akan menutup dengan alasan "belum dijadwalkan", dan formulir tampak rusak bagi pengguna padahal sistem bekerja persis sebagaimana dirancang.
Peran melekat pada penugasan tahunan, bukan pada orang. Seseorang berperan sebagai PJ UK karena ditugaskan pada Unit Kearsipan tertentu untuk tahun tertentu — bukan karena jabatannya. Langkah ini yang memberi peran; tanpa baris di sini, seseorang tidak memiliki peran apa pun pada periode baru.
6a · Akun (Master User)
- Buat akun bagi pegawai baru; satu orang satu akun, tidak ada akun bersama. AB-56
- Nonaktifkan akun pegawai yang pindah atau pensiun — jangan dihapus. AB-58
- Sandi awal bersifat sekali pakai dan wajib diganti pada penggunaan pertama. AB-57
6b · Penanggung jawab unit (Penugasan Pengguna)
- Untuk setiap penugasan, pilih User → OPD → Role; khusus PJ UP, Unit Pengolah wajib dipilih.
- Pastikan setiap Unit Kearsipan memiliki tepat satu penanggung jawab. AB-60
- Pastikan setiap Unit Pengolah memiliki tepat satu penanggung jawab. AB-61
- Tinjau ulang baris hasil salinan langkah 3 — itu usulan, bukan keputusan.
Penugasan "penanggung jawab pada OPD X" tanpa menyebut Unit Pengolah tidak dapat dilaksanakan — satu OPD memiliki sampai 8 Unit Pengolah, dan sistem tidak dapat menebak yang mana. AB-62
6c · Auditor (Master Auditor)
- Tugaskan auditor ke sekumpulan OPD. Seorang auditor boleh menangani banyak OPD. AB-63
- Satu OPD hanya boleh dipegang satu auditor. Layar menyediakan pemeriksa pelanggaran — jalankan sampai berbunyi "tidak ada pelanggaran ditemukan".
- Jangan menugaskan auditor pada OPD tempat ia bertugas sehari-hari. AB-64
- Pastikan tidak ada OPD yang bertanda "perlu penugasan auditor".
Master Tahun menghitung kesiapan setiap periode dan menampilkannya sebagai lencana pada barisnya. Bacalah lencana itu sebagai daftar pekerjaan yang belum selesai.
| Lencana pada baris periode | Artinya dan tindakan Anda |
|---|---|
| belum ada jadwal tahapan | Kembali ke langkah 5. Tanpa jadwal, keenam gerbang tulis tertutup. |
| belum ada butir instrumen | Kembali ke langkah 3 atau 4. Tanpa instrumen, formulirnya kosong. |
| n pengguna akan terkunci | Ada pengguna aktif non-admin tanpa penugasan pada periode ini. Kembali ke langkah 6. |
| siap diaktifkan | Ketiga prasyarat terpenuhi. Tombol Buka periode muncul. |
- Pastikan baris periode baru menampilkan siap diaktifkan.
- Tekan Buka periode dan bacalah konfirmasinya sampai selesai.
- Setujui. Dalam satu transaksi, periode berpindah ke status Berjalan dan menjadi periode aktif.
- Segarkan Beranda dan pastikan nama periode baru serta tahapan berjalan tampil dengan benar.
Membuka tanpa mengaktifkan menghasilkan periode berjalan yang tidak dipakai siapa pun; mengaktifkan tanpa membuka menghasilkan periode aktif yang setiap penulisannya ditolak. Keduanya keadaan setengah jadi, karena itu disatukan dalam satu transaksi.
Langkah teknis sudah selesai; langkah ini yang membuat orang tahu.
- Susun pengumuman berisi: nama periode, tanggal enam tahapan, dan tautan panduan per peran.
- Tetapkan jenis (informasi / penting / mendesak) dan prioritas.
- Pilih sasaran peran. Pengumuman hanya tampil kepada peran yang disasar. AB-87
- Tetapkan jendela tanggal tampil, lalu terbitkan.
Baik saat disusun langsung berstatus terbit maupun saat draf diubah menjadi terbit, seluruh peran sasaran menerima pemberitahuan. Menarik kembali pengumuman juga menarik pemberitahuannya. AB-88 AB-89
5.2Daftar periksa pra-aktivasi
Cetak atau salin daftar ini. Periode tidak boleh dibuka selama satu baris pun belum terpenuhi.
- Periode baru terdaftar berstatus Draf, dengan nama tahun empat digit.
- Daftar OPD, UK, dan UP sudah mencerminkan struktur organisasi terbaru.
- Peserta periode tersusun; unit baru sudah ditambahkan, unit bubar sudah dikeluarkan.
- Paket instrumen lengkap — keempat bagian ada, jumlah butir sesuai naskah resmi.
- Setiap butir memiliki lima tingkat bernilai 1–5 menaik dan definisi operasional terisi.
- Enam jendela tahapan terisi, berurutan, tidak beririsan, dan tidak jatuh di hari libur.
- Setiap Unit Kearsipan punya tepat satu PJ; setiap Unit Pengolah punya tepat satu PJ.
- Setiap OPD punya tepat satu auditor, dan pemeriksa pelanggaran berbunyi bersih.
- Tidak ada pengguna aktif tanpa penugasan — lencana "n pengguna akan terkunci" hilang.
- Baris periode berbunyi "siap diaktifkan".
- Pengumuman pembukaan sudah disusun dan siap diterbitkan tepat setelah periode dibuka.
6Tutorial B — Mengawal Periode yang BerjalanDari T1 sampai T6: memantau, menengahi, dan menjalankan peristiwa serentak
Setelah periode dibuka, pekerjaan Administrator berubah sifat: dari membangun menjadi mengawal. Anda tidak lagi menyusun; Anda memastikan yang sudah disusun berjalan, dan menengahi ketika ada yang tersendat.
6.1Memantau progres harian
Tiga tempat memberi gambaran progres, dari yang paling ringkas ke yang paling rinci:
| Tempat | Yang ditampilkan | Dipakai untuk menjawab |
|---|---|---|
| Beranda | Periode aktif, tahapan yang berjalan hari ini beserta sisa hari, peringkat tertinggi OPD / UK / UP. | "Di mana siklus sedang berada?" |
| Menu UK & UP mode ADMIN | Panel kiri berisi pohon seluruh unit; panel kanan menampilkan isian unit yang dipilih. | "Unit mana yang belum mengisi apa pun?" |
| Laporan › Rekapitulasi | Matriks OPD × aspek beserta daftar unit yang tidak menyampaikan penilaian mandiri. | "Bagaimana sebaran nilai kabupaten?" |
Jadwalkan penelusuran unit yang belum mengisi pada H−3 setiap jendela. Setelah jendela tutup, unit yang belum selesai berhenti di tempat dan satu-satunya jalan adalah menggeser kalender untuk semua unit — tindakan yang jauh lebih mahal daripada satu pengingat.
6.2Supervisi dengan mode dual-panel
Ketika Administrator membuka menu UK atau UP, layarnya tidak menampilkan satu unit seperti bagi penanggung jawab, melainkan dua panel: pohon seluruh unit di kiri, isi unit terpilih di kanan. Bentuknya sengaja dibuat sama persis dengan layar auditor, sehingga berpindah antar keduanya tidak menuntut belajar ulang.
6.3POSTING, pembatalan sendiri, dan pengembalian
Sejak penetapan 30 Agustus 2026, yang mengunci adalah kalender, bukan tindakan unit. Selama jendela Evaluasi Mandiri masih terbuka, unit bebas menyunting formulirnya. Ia boleh menyatakan diri selesai lebih awal dengan menekan POSTING, dan selama jendelanya belum tutup ia boleh membatalkan posting-nya sendiri lalu menyunting lagi. POSTING karena itu turun derajat dari gerbang menjadi pernyataan: "saya sudah selesai".
Dua tindakan berikut terlihat mirip di layar tetapi berbeda secara hakiki. Administrator perlu membedakannya karena hanya yang kanan yang menjadi wewenangnya.
- Pelaku
- Unit itu sendiri PJ UK PJ UP
- Kapan
- Selagi jendela Evaluasi Mandiri masih buka
- Alasan
- Tidak diperlukan
- Hitungan
- Tidak menaikkan penghitung pengembalian
- Layar unit
- Tenang — tidak ada pemberitahuan "dikembalikan"
- Pelaku
- ADMIN atau AUDITOR
- Kapan
- Sesudah jendelanya lewat
- Alasan
- Wajib ditulis dan tersimpan
- Hitungan
- Menaikkan penghitung pembukaan kembali
- Layar unit
- Menampilkan alasan pengembalian kepada unit
Setiap pengembalian menggeser satu unit keluar dari irama kalender yang dipakai 159 unit lain, dan alasannya menjadi bagian permanen berkas siklus. Pakailah hanya ketika ada kekeliruan nyata yang tidak dapat dikoreksi di tahapan berikutnya.
6.4Dua peristiwa siklus yang berlaku serentak
Keduanya menyentuh seluruh unit sekaligus dan digerakkan kalender, bukan oleh satu pengguna. Keduanya aman dijalankan berulang — masing-masing hanya menyentuh yang belum tersentuh — dan menolak berjalan selama jendela tahapannya masih terbuka. Tempatnya di bagian Peristiwa siklus pada Master Tahun.
| Peristiwa | Dijalankan kapan | Yang dikerjakannya |
|---|---|---|
| Segel penyerahan A.2 | Setelah jendela Evaluasi Mandiri (T2) tutup. | Unit yang punya isian dinyatakan diposting otomatis. Unit tanpa satu pun isian dinyatakan tidak menyampaikan penilaian mandiri dan dikeluarkan dari agregat maupun peringkat, tetapi tetap ditampilkan pada daftar tersendiri di bawah matriks Rekapitulasi. AB-109 |
| Tutup Evaluasi Final B.2 · AB-108 | Setelah jendela Evaluasi Final (T5) tutup. | Butir yang belum ditetapkan auditor diisi dari Nilai Reviu dan ditandai asal-usulnya, sehingga angka di laporan sama dengan angka tersimpan. |
Penyegelan (A.2) dipicu otomatis oleh pemuatan halaman mana pun setelah jendelanya lewat, tercekik satu kali per sesi per jam, dan berhenti selamanya begitu penandanya tercatat. Penutupan Evaluasi Final (B.2) sengaja tidak otomatis: ia menulis Nilai Final yang mengikat atas nama auditor yang tidak menetapkannya, dan keputusan itu pantas ditekan seseorang — bukan terjadi karena sebuah halaman dibuka. Pemasangan yang memiliki penjadwal dapat menjalankan keduanya lewat php db/siklus.php; penandanya sama sehingga tidak berjalan dua kali.
6.5Pengumuman sepanjang periode
Pengumuman adalah jalur resmi Administrator berbicara kepada seluruh peserta. Empat momen yang sebaiknya selalu diumumkan:
- Pembukaan setiap tahapan, terutama T1, T2, dan T4 yang menjadi giliran unit.
- Tiga hari sebelum tenggat setiap jendela.
- Setiap perubahan kalender — wajib, karena ia menggeser tenggat seluruh unit sekaligus. AB-08
- Penerbitan RHAS dan LAKI.
Informasi penyelenggaraan tidak boleh tampil kepada pengunjung anonim kecuali memang ditujukan untuk itu. Periksa sasaran peran sebelum menerbitkan. AB-90
Pengumuman tersaji lewat panel Pengumuman di beranda masing-masing peran — empat yang terbaru dan masih berada dalam jendela tanggalnya. Pita berjalan di bawah bilah menu sudah dilepas; menyusun kalimat agar "cukup pendek untuk pita" tidak lagi diperlukan, dan judul yang jelas lebih berguna daripada judul yang singkat. Beranda Administrator tidak memiliki panel itu, sehingga Anda tidak akan pernah melihat pengumuman Anda sendiri dari layar Anda sendiri. Untuk memastikan sebuah pengumuman benar-benar tayang, periksa statusnya dan jendela tanggalnya di Admin › Pengumuman — bukan dengan menunggu ia muncul di beranda Anda.
6.6Penyimpangan yang harus diantisipasi
Enam keadaan berikut akan terjadi setidaknya sekali dalam satu periode. Tindakannya sudah ditetapkan; tidak perlu diputuskan ulang saat sedang terburu-buru.
| Keadaan | Tindakan Administrator |
|---|---|
| OPD baru dibentuk atau dilebur setelah periode aktif | Daftarkan unitnya, tugaskan penanggung jawab, dan catat perubahan sebagai koreksi siklus berjalan. Perubahan struktur pada dasarnya berlaku prospektif AB-55, jadi pertimbangkan menundanya ke periode berikutnya bila tidak mendesak. |
| Unit tanpa penanggung jawab pada hari pertama T1 | Tunjuk penanggung jawab sementara lewat Penugasan Pengguna, atau catat unit itu sebagai tidak dievaluasi beserta alasan tertulis. |
| Penanggung jawab mutasi di tengah periode | Pindahkan penugasannya. Kepemilikan artefak yang sudah terisi tidak berubah — jawaban tetap melekat pada unit, bukan pada orang. AB-66 |
| Unit meminta perpanjangan waktu | Tidak ada perpanjangan per unit. Bila alasannya berlaku umum (mis. bencana atau gangguan sistem), geser kalender untuk semua di Master Jadwal, lalu umumkan. |
| Naskah instrumen nasional berubah setelah periode aktif | Terapkan pada periode berikutnya. Instrumen periode berjalan sudah beku. AB-12 |
| Angka Data Umum sebuah unit tampak tidak wajar | Bukan wewenang Anda mengoreksinya. Auditor mengonfirmasi pada T3 dan mencatat koreksinya sebagai catatan reviu. |
7Tutorial C — Menutup Periode dan MelaporkanMengubah 159 dokumen per unit menjadi gambaran kabupaten
7.1Lima laporan resmi dan kegunaannya
Tiga yang pertama bersifat per unit; dua terakhir bersifat agregat. Keduanya dibaca oleh pembaca yang berbeda dan tidak saling menggantikan.
| Laporan | Cakupan | Isi | Pemanfaatan |
|---|---|---|---|
| RHAS | per unit | Temuan sementara auditor beserta nilai reviu, masih dapat ditanggapi unit pada T4. | Dasar perbaikan unit. |
| LAKI | per unit | Laporan akhir; nilai final dan catatan akhir. Tidak dapat ditanggapi lagi. | Dokumen penutup siklus untuk unit. |
| Rekapitulasi | kabupaten | Matriks OPD × aspek: nilai rata-rata dan total per OPD, mencakup UK dan UP. Unit yang tidak menyampaikan penilaian mandiri didaftar terpisah di bawah matriks. | Penetapan peringkat dan prioritas pembinaan. |
| Rangkuman | kabupaten | Roll-up lintas OPD: tren nilai antar tahun, rata-rata per aspek, peringkat OPD, tingkat penyelesaian per unit. | Laporan kepada pimpinan daerah. |
| Bab II | kabupaten | Statistik penyelenggaraan kearsipan tingkat kabupaten dalam format pelaporan nasional. | Pelaporan ke pembina kearsipan nasional. |
- Hanya boleh disusun dari nilai final. Titik nilai lain boleh dipilih untuk pemantauan, tetapi harus ditandai tegas sebagai bukan laporan resmi. AB-45
- Agregasi dilakukan dari unit ke OPD, bukan langsung dari butir ke OPD — agar OPD dengan 8 Unit Pengolah tidak mendominasi rata-rata kabupaten atas OPD yang hanya punya 1. AB-46
- Perbandingan antar tahun hanya sah bila instrumennya sebanding; bila butir berubah, bandingkan pada tingkat aspek. AB-47
- Peringkat OPD yang dipublikasikan harus berasal dari siklus yang telah ditutup, bukan dari siklus berjalan. AB-48
7.2Dokumen terbit: menjadikan laporan sebagai arsip
RHAS dan LAKI tidak hanya ditampilkan di layar — keduanya dapat diterbitkan, yaitu dipotret menjadi berkas yang tidak berubah lagi meskipun data di belakangnya berubah. Inilah yang membedakan "halaman laporan" dari "dokumen resmi".
| Yang tercatat | Gunanya bagi Administrator |
|---|---|
| Nomor dokumen | Rujukan resmi dalam korespondensi dan berkas cetak. |
| Versi | Penerbitan ulang tidak menimpa yang lama. Riwayat versinya tetap terbaca. |
| Sidik sha256 | Membuktikan berkas yang dipegang seseorang identik dengan yang diterbitkan sistem. |
| Penerbit dan waktu terbit | Atribusi: siapa menerbitkan, kapan. Bagian dari jejak audit. |
Seluruh berkas bukti hanya dapat diambil lewat pintu berautentikasi, dan hanya oleh unit pemiliknya, auditor yang ditugaskan, serta Administrator. Menyalin tautan berkas kepada pihak lain tidak membuatnya dapat diunduh. AB-94
7.3Menutup dan mengarsipkan periode
Enam langkah penutupan, dikerjakan setelah seluruh LAKI terbit dan laporan agregat selesai.
Setiap unit harus berstatus selesai, atau tidak dievaluasi dengan keterangan tertulis. Rekapitulasi menampilkan daftar unit yang tidak menyampaikan penilaian mandiri — pastikan daftar itu memang benar dan beralasan.
Bila belum dijalankan pada §6.4, jalankan sekarang agar tidak ada butir yang tertinggal tanpa Nilai Final.
Butir yang bernilai rendah pada banyak unit selama dua tahun berturut-turut menjadi bahan penyusunan program bimbingan teknis tahun depan — sekaligus masukan bagi langkah 1 Tutorial A berikutnya.
Penutupan tidak menghapus apa pun AB-50, dan data periode lama tetap utuh saat periode baru berjalan AB-51. Namun jalur tulisnya tertutup untuk selamanya kecuali lewat pembukaan kembali yang tercatat.
Periode berstatus Selesai dapat diarsipkan. Statusnya berubah menjadi Arsip dan ia keluar dari daftar kerja sehari-hari tanpa kehilangan satu baris pun data.
Daftar rekomendasi lintas unit dari langkah 3 menjadi masukan langkah 1 Tutorial A. Siklus berikutnya sudah boleh disiapkan sebagai Draf sementara periode ini masih berjalan — keduanya tidak saling mengganggu.
Tersedia, tetapi menuntut alasan tertulis yang tersimpan permanen di jejak audit. Pakailah hanya untuk kekeliruan yang tidak dapat diperbaiki dengan cara lain. Koreksi biasa setelah penutupan seharusnya diterbitkan sebagai revisi dokumen, bukan sebagai perubahan data siklus. AB-49
8Keamanan, Log, dan Jejak AuditKetika hasil pengawasan dipersoalkan — dan itu harus diasumsikan terjadi
Jejak audit bukan fitur pelengkap. Pada pengawasan, pertanyaan "siapa mengubah ini, kapan, dari nilai apa ke nilai apa" adalah pertanyaan yang pasti muncul, dan satu-satunya jawaban yang sah adalah catatan yang tidak dapat diubah siapa pun.
8.1Log System
Admin › Log System menyajikan dua riwayat berdampingan:
| Riwayat | Kolom yang tersedia | Dipakai untuk |
|---|---|---|
| Riwayat aktivitas | Waktu, pengguna, menu/halaman yang diakses, lintasan modul. | Menelusuri langkah seseorang; memastikan sebuah layar benar-benar dibuka. |
| Riwayat login | Waktu login, waktu logout, lama waktu kerja, alamat IP, status berhasil/gagal. | Mendeteksi percobaan masuk yang gagal berulang dan penggunaan akun di luar kebiasaan. |
8.2Tindakan berdampak luas yang tercatat khusus
Enam tindakan berikut selalu dicatat tersendiri, terlepas dari log aktivitas biasa. Semuanya adalah tindakan Administrator. AB-98
- Mengaktifkan atau menonaktifkan periode — tercatat beserta periode asal dan tujuan.
- Mengubah kalender tahapan — menggeser tenggat 159 unit sekaligus.
- Mengubah instrumen — mengubah dasar pembandingan seluruh nilai.
- Mengubah penugasan — mengubah siapa berwenang atas apa.
- Menyetel ulang sandi pengguna lain.
- Membuka kembali penyerahan yang sudah terkunci.
Termasuk oleh Administrator. Menonaktifkan atau menghapus akun juga tidak menghapus jejak tindakannya — itulah salah satu alasan akun dinonaktifkan, bukan dihapus. AB-99 AB-100
8.3Akun, sandi, dan sesi
| Kebijakan | Perilaku sistem & tindakan Administrator |
|---|---|
| Percobaan masuk gagal berulang | Akun terkunci sementara setelah beberapa kali gagal berturut-turut. Kuncinya terbuka sendiri setelah masa tunggu; Administrator tidak perlu melakukan apa pun kecuali diminta. |
| Sesi menganggur | Sesi berakhir setelah masa menganggur tertentu. Pengguna diminta masuk kembali. AB-81 |
| Sandi awal | Sekali pakai; wajib diganti pada penggunaan pertama. Jangan pernah menyampaikan sandi lewat kanal yang tidak terverifikasi. |
| Setiap orang mengganti sandinya sendiri | Tersedia kapan saja di menu User › Ubah Password. Penyetelan ulang oleh Administrator hanya untuk permintaan yang terverifikasi. AB-82 |
| Penonaktifan akun | Berlaku seketika dan mencabut seluruh kewenangan yang melekat padanya. AB-59 |
| Menyembunyikan menu bukan kontrol akses | Kewenangan diperiksa pada setiap tindakan, bukan hanya saat menampilkan pilihan. Jangan pernah mengandalkan "menunya tidak terlihat" sebagai pengamanan. AB-79 |
| Formulir masuk bertoken | Layar masuk memakai token sekali pakai seperti setiap jalur simpan lain. Pesan "Formulir masuk sudah kedaluwarsa, muat ulang halaman lalu coba lagi" karena itu bukan pemberitahuan sandi salah: tab yang dibiarkan menganggur melewati umur sesi, atau pengguna kembali ke layar masuk lewat tombol Back. Tindakannya memuat ulang halaman — bukan menyetel ulang sandi orang itu. |
8.4Penyetelan ulang sandi massal
Penyetelan ulang lewat Master User dikerjakan satu akun satu klik — tepat untuk permintaan perorangan yang terverifikasi, dan tidak layak untuk 172 akun sekaligus. Untuk keadaan seperti serah terima instalasi atau dugaan kebocoran menyeluruh, tersedia perkakas baris perintah db/sandi.php yang dijalankan di server, bukan dari layar mana pun.
| Perintah | Yang dikerjakannya |
|---|---|
| php db/sandi.php status | Memperlihatkan akun yang akan tersentuh. Tidak menulis apa pun. |
| echo -n 'SandiBaru' | php db/sandi.php atur-ulang | Uji coba. Tanpa --jalankan tidak satu baris pun ditulis. |
| … atur-ulang --jalankan | Menulis sungguhan. Sandi dibaca dari masukan baku agar tidak tertinggal di daftar proses maupun riwayat perintah. |
| --hanya=aktif · --kecuali=a,b | Membatasi sasaran ke akun berstatus aktif, atau melewati akun tertentu — pakailah untuk mengecualikan akun Anda sendiri. |
Sebelum menulis, perkakas menyalin sandi lama ke berkas pemulihan logs/cadangan-sandi-<waktu>.sql yang hanya terbaca pemiliknya dan berada di luar wilayah yang dilayani peramban. Penyetelan yang salah sasaran dapat dikembalikan persis dari berkas itu — selama ia belum terhapus. Setiap akun menerima sandi ter-hash sendiri meskipun kata sandinya sama, sehingga kolom sandi tidak berubah menjadi penanda yang memperlihatkan siapa saja yang belum menggantinya. Setelah dijalankan, umumkan bahwa sandi wajib diganti pada penggunaan pertama, dan jangan pernah menyampaikannya lewat kanal yang tidak terverifikasi.
9Pemecahan MasalahGejala yang paling sering dilaporkan, beserta sebab yang sebenarnya
Sebagian besar "kerusakan" yang dilaporkan pengguna sesungguhnya adalah sistem yang bekerja persis sebagaimana dirancang — hanya saja aturannya tidak terlihat dari layar mereka. Tabel ini memetakan gejala ke sebabnya.
| Gejala yang dilaporkan | Sebab yang paling mungkin | Tindakan |
|---|---|---|
| "Saya masuk, tapi tidak ada menu apa pun." | Pengguna tidak memiliki penugasan pada periode yang sedang ia buka. Peran diturunkan dari penugasan, bukan dari akun. | Tanyakan periode apa yang tertera pada penukar di bilah atasnya, lalu periksa Penugasan Pengguna untuk periode itu. Bila periode baru saja diaktifkan tanpa penugasan tersalin, seluruh non-admin akan mengalaminya begitu mereka masuk kembali. |
| "Menu saya berubah sendiri padahal tidak ada yang mengubah akun saya." | Periode kerja sesinya berpindah — dipilih sendiri di penukar, atau dipulangkan sistem karena kedudukannya di periode lama dicabut. | Bukan galat. Pita penjelasan muncul saat pemulangan terjadi. Pastikan penukar menunjuk periode yang benar sebelum menelusuri lebih jauh. |
| "Semua tombol simpan mati, padahal jendela tahapannya sedang buka." | Periode yang terbuka di sesinya bukan periode Berjalan — lazimnya siklus lampau yang sengaja atau tidak sengaja dibuka lewat penukar. | Baca pita baca-saja di bawah bilah atas; ia menyebutkan sebabnya. Pindahkan penukar kembali ke periode Berjalan. |
| "Saya tidak bisa mengubah jadwal periode tahun lalu." | Penyiapan periode yang sudah ditutup atau diarsipkan ditolak: jadwal, tahapan, dan peserta siklus yang selesai adalah catatan kapan aturannya berlaku. | Bukan galat. Bila memang harus, buka kembali periodenya lebih dulu dengan alasan tertulis — dan sadari itu menulis ulang riwayat yang sudah dibaca dokumen terbit. AB-49 |
| "Formulir ASKI-nya kosong, tidak ada butir sama sekali." | Periode aktif belum memiliki butir instrumen. | Salin instrumen dari periode sebelumnya lewat Salin Periode, atau periksa Master Instrumen untuk periode yang benar. |
| "Tombol simpan tidak berfungsi / isian ditolak." | Jendela tahapan yang bersangkutan sedang tertutup, atau periode belum memiliki jadwal sama sekali. | Periksa Master Jadwal. Tanpa jadwal, keenam gerbang menolak dengan alasan "belum dijadwalkan". |
| "Saya tidak bisa menambah butir instrumen." | Instrumen sudah beku: sudah ada jawaban yang merujuknya, dan/atau periodenya aktif dengan salah satu jendela sudah dimulai. | Bukan galat. Terapkan perubahan pada periode berikutnya. AB-12 |
| "Tombol Buka periode tidak muncul." | Salah satu dari tiga prasyarat masih kosong: penugasan, butir instrumen, atau jadwal. | Baca lencana kesiapan pada baris periode di Master Tahun — lencana itu menyebut apa yang kurang. |
| "Unit sudah mengisi tapi tidak muncul di Rekapitulasi." | Unit tercatat tidak menyampaikan penilaian mandiri saat penyegelan A.2 dijalankan, sehingga dikeluarkan dari agregat. | Periksa daftar unit yang dikecualikan di bawah matriks Rekapitulasi. Bila memang keliru, kembalikan penyerahannya dengan alasan tertulis. |
| "Angka di laporan berbeda dengan yang saya lihat di layar auditor." | Ada butir yang belum ditetapkan Nilai Finalnya, sehingga laporan memakai titik nilai lain. | Jalankan Tutup Evaluasi Final (B.2) setelah jendela T5 lewat. Sesudahnya angka tersimpan dan angka laporan identik. AB-108 |
| "Auditor tidak melihat OPD yang seharusnya ia tangani." | Penugasan auditor belum ada untuk periode aktif, atau tertulis pada periode yang salah. | Master Auditor → jalankan pemeriksa pelanggaran; ia menampilkan OPD yang belum bertugas auditor. |
| "Satu OPD ditangani dua auditor." | Penugasan ganda — melanggar aturan satu OPD satu auditor. | Master Auditor menandainya sebagai pelanggaran. Hapus salah satu penugasan. |
| "Pengumuman tidak terlihat oleh unit." | Sasaran perannya tidak mencakup peran itu, atau jendela tanggal tampilnya sudah lewat / belum mulai. | Buka pengumuman itu dan periksa sasaran peran serta jendela tanggalnya. |
| "Tautan berkas bukti dukung tidak dapat diunduh oleh pihak luar." | Memang dirancang begitu. Bukti hanya dapat diambil oleh unit pemiliknya, auditor yang ditugaskan, dan Administrator. | Bukan galat. AB-94 |
| "Sesudah periode ditutup, saya tidak bisa memperbaiki satu angka." | Periode yang ditutup bersifat baca-saja bagi seluruh peran, termasuk Administrator. | Terbitkan revisi dokumen. Pembukaan kembali hanya untuk kekeliruan yang tidak dapat diperbaiki dengan cara lain, dan menuntut alasan tertulis. AB-49 |
10LampiranRujukan cepat: aturan, rute, dasar hukum, dan kalender kerja tahunan
AAturan bisnis yang mengikat Administrator
Dua puluh aturan yang paling sering bersentuhan dengan pekerjaan peran ini. Nomor lengkapnya di docs/15_PROSES_BISNIS.md.
| Kode | Bunyi ringkas | Berlaku di |
|---|---|---|
| AB-01 | Setiap artefak terikat pada tepat satu Tahun Pengawasan. Tidak ada artefak lintas-tahun. | Seluruh modul |
| AB-02 | Setiap artefak penilaian terikat pada tepat satu unit — bukan pada OPD, bukan pada orang yang mengisinya. | Penugasan |
| AB-04 | Nilai pada setiap titik progresi disimpan berdampingan, tidak saling menimpa. | Laporan |
| AB-05 | Jendela tahapan tidak boleh tumpang tindih dan harus berurutan. | Master Jadwal |
| AB-06 | Enam tahapan wajib lengkap sebelum periode dinyatakan siap dijalankan. | Master Jadwal |
| AB-07 | Kewenangan mengubah data hanya berlaku di dalam jendela tahapan yang sesuai. | Seluruh formulir |
| AB-08 | Mengubah kalender saat periode berjalan wajib tercatat dan diumumkan. | Master Jadwal |
| AB-09 | Tepat satu Tahun Pengawasan berstatus berjalan pada satu saat. | Master Tahun |
| AB-10 | Aktivasi periode adalah langkah terakhir, bukan pertama. | Master Tahun |
| AB-11 | Penyalinan penugasan antar-periode wajib melewati peninjauan manusia. | Salin Periode |
| AB-12 | Instrumen dibekukan begitu siklus aktif. | Master Instrumen |
| AB-45 | Laporan agregat hanya boleh disusun dari nilai final. | Laporan |
| AB-49 | Siklus yang ditutup tidak dapat dibuka kembali untuk mengubah data; koreksi diterbitkan sebagai revisi dokumen. | Master Tahun |
| AB-54 | Unit yang pernah dinilai tidak dihapus, melainkan dinonaktifkan. | Organisasi |
| AB-56 | Satu orang satu akun. Akun bersama meniadakan pertanggungjawaban individual. | Master User |
| AB-60 AB-61 | Satu Unit Kearsipan dan satu Unit Pengolah masing-masing memiliki tepat satu penanggung jawab per periode. | Penugasan |
| AB-64 | Auditor tidak boleh ditugaskan pada OPD tempat ia bertugas sehari-hari. | Master Auditor |
| AB-72 | Instrumen disalin antar-periode, tidak dipakai bersama — agar perubahan tahun ini tidak mengubah hasil tahun lalu. | Salin Periode |
| AB-76 | Peran efektif diturunkan dari penugasan pada periode yang sedang dibuka sesi seseorang, dan dihitung ulang setiap kali periode itu berpindah. | Akses |
| AB-99 | Jejak audit tidak dapat diubah dan tidak dapat dihapus, termasuk oleh Administrator. | Log System |
BPeta rute modul Administrator
Rute SIMFONI berbasis token, bukan nama berkas. Tabel di bawah dibangkitkan langsung dari tabel menu, sehingga tidak dapat menjadi basi.
| # | Menu | Berkas modul | Token rute |
|---|---|---|---|
| 1 | Pengaturan | page/master/pengaturan.php | ek8d9s2v |
| 2 | Master Tahun | page/master/masterTahun.php | d2rbv0kz |
| 3 | Master OPD | page/master/masterOPD.php | jx0kw13v |
| 4 | Organisasi Kearsipan | page/master/masterOrganisasi.php | hij12klm34 |
| 5 | Master User | page/master/masterUser.php | b0w3cpvm |
| 6 | Master Auditor | page/master/masterAuditor.php | a9d2g8qs |
| 7 | Penugasan Pengguna | page/master/masterUserAssignment.php | pnugsn7k3 |
| 8 | Master Form UK | page/master/masterUK.php | n7xv0zpd |
| 9 | Master Form UP | page/master/masterUP.php | u6p3km2c |
| 10 | Master Jadwal | page/master/masterJadwal.php | e9p3as2w |
| 11 | Master Instrumen | page/master/masterInstrumen.php | instrmnp7 |
| 12 | Salin Periode | page/master/salinMusim.php | slnmusm4 |
| 13 | Log System | page/master/log.php | ls7k9m2qp |
| 14 | Pengumuman | page/master/pengumuman.php | a7b9c3d2e1 |
CDasar hukum penyelenggaraan
| Tahun | Peraturan | Pokok pengaturan |
|---|---|---|
| 2009 | Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 | Kearsipan. |
| 2012 | Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 | Pelaksanaan UU 43/2009. |
| 2016 | Peraturan ANRI Nomor 37 Tahun 2016 | Pedoman penyelenggaraan kearsipan di lingkungan pemerintah daerah. |
| 2018 | Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 Pasal 37 Ayat (3) | Syarat instansi memakai aplikasi kearsipan sejenis SRIKANDI — mengikat isi instrumen Unit Pengolah. |
| 2019 | Peraturan ANRI Nomor 8 Tahun 2019 | Tata cara evaluasi penyelenggaraan kearsipan — dasar langsung seluruh proses dalam manual ini. |
| 2023 | Peraturan Bupati HSS Nomor 5 Tahun 2023 | Klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, dan SKKAAD. |
Naskah lengkapnya tersedia di Bantuan › Peraturan/Perundangan Kearsipan, dan dapat dibaca publik. AB-104
DKalender kerja Administrator dalam satu tahun
| Saat | Pekerjaan | Rujukan |
|---|---|---|
| H−30 sebelum T1 | Menyiapkan periode baru: delapan langkah Tutorial A. | §5.1 |
| H−7 sebelum T1 | Menjalankan daftar periksa pra-aktivasi sampai bersih, lalu membuka periode. | §5.2 |
| Hari pertama T1 | Menerbitkan pengumuman pembukaan periode ke seluruh peran. | Langkah 8 |
| Sepanjang T1–T2 | Memantau unit yang belum mengisi; mengingatkan pada H−3 tiap jendela. | §6.1 |
| Setelah T2 tutup | Memastikan penyegelan penyerahan (A.2) sudah berjalan dan hasilnya wajar. | §6.4 |
| Sepanjang T3–T5 | Mengawal auditor; menengahi pengembalian penyerahan bila diperlukan. | §6.3 |
| Setelah T5 tutup | Menjalankan penutupan Evaluasi Final (B.2). | §6.4 |
| T6 | Memastikan seluruh LAKI terbit dan tersampaikan. | §7.2 |
| Pasca-T6 | Menyusun Rekapitulasi, Rangkuman, dan Bab II; menetapkan peringkat dan prioritas pembinaan. | §7.1 |
| Akhir tahun | Menutup periode, mengarsipkan, dan menyiapkan Draf periode berikutnya. | §7.3 |