1PendahuluanUntuk siapa manual ini ditulis, dan bagaimana membacanya
1.1Tujuan dan ruang lingkup
Manual ini memuat seluruh pekerjaan Penanggung Jawab Unit Pengolah dalam satu periode evaluasi: mengisi profil unit, menjawab 28 butir ASKI beserta bukti dukungnya, menyatakan penilaian selesai, membaca risalah auditor, mengajukan perbaikan atau menyatakan keberatan, lalu menerima laporan akhir.
Yang termasuk ruang lingkup: kelima layar di bawah menu UP. Yang tidak termasuk: pengisian instrumen Unit Kearsipan, lihat Panduan PJ UK; cara menilai, lihat Manual Auditor; serta penyiapan periode, instrumen, dan kalender yang dibahas di Manual Administrator.
Anda membuat pernyataan resmi unit tentang kondisi pengelolaan arsip aktif di unit Anda, dan membuktikannya. Penilaian mandiri bukan ujian yang harus dijawab setinggi mungkin; ia laporan keadaan. Nilai yang tidak dapat dibuktikan akan diturunkan auditor pada tahapan berikutnya — jadi menaikkan angka tanpa dasar hanya menunda kekecewaan, sekaligus menghilangkan gambaran yang benar tentang apa yang sebenarnya perlu dibina di unit Anda.
Instrumen Unit Pengolah membelah setiap fungsi kearsipan menjadi dua jalur: elektronik dan konvensional. Dari 28 butir, 10 butir menanyakan pengelolaan lewat aplikasi dan 13 butir menanyakan pengelolaan kertas — dan keduanya dinilai terpisah. Unit yang sudah memakai aplikasi tetapi mengabaikan arsip kertasnya akan kehilangan nilai, dan sebaliknya. Lihat matriksnya di §5.1.
1.2Cara membaca manual ini
Empat penanda dipakai berulang di seluruh dokumen. Kenali sekali, lalu abaikan penjelasan ini.
| Penanda | Artinya |
|---|---|
| UP › Evaluasi Mandiri | Lencana rute. Menyebut layar tempat langkah dikerjakan, sekaligus menjadi tautan ke layar itu. Dapat diklik hanya bila Anda sudah masuk sebagai PJ Unit Pengolah. |
| AB-24 | Rujukan aturan bisnis baku. Nomornya mengacu ke docs/15_PROSES_BISNIS.md dan ditegakkan oleh kode, bukan sekadar imbauan. Daftar lengkap yang mengikat peran ini ada di Lampiran A. |
| UP11 | Kode butir instrumen apa adanya, atau nama teknis lain. Ditampilkan agar dapat disebut persis saat bertanya kepada auditor atau penyelenggara. |
| ADMIN AUDITOR PJ UK PJ UP | Lencana peran. Menyebut siapa yang berwenang atas kegiatan yang sedang dibahas. |
Lima jenis kotak sorot
Keterangan tambahan yang memperjelas, tetapi tidak mengubah langkah.
Cara kerja yang lebih cepat atau lebih aman; boleh diabaikan.
Kekeliruan yang lazim terjadi di titik ini, beserta akibatnya bagi nilai unit Anda.
Batas waktu yang tidak dapat diperpanjang, atau tindakan yang mengunci isian Anda.
Aturan bisnis yang ditegakkan sistem. Sistem akan menolak, bukan memperingatkan.
1.3Kosakata baku
Tahun Pengawasan ≠ Masa Audit. Periode berjalan adalah Tahun Pengawasan 2026, tetapi yang Anda laporkan adalah kondisi tahun 2025. Seluruh angka volume arsip, jumlah terdaftar, dan jumlah pengguna arsip adalah angka 2025. Salah memahami ini menggeser semua angka satu tahun, dan kekeliruannya tidak dapat dideteksi belakangan. AB-15
| Istilah | Arti dalam SIMFONI |
|---|---|
| Tahun Pengawasan | Tahun dilaksanakannya kegiatan pengawasan — periode berjalan: 2026. |
| Masa Audit | Rentang kinerja yang dinilai, satu tahun sebelum Tahun Pengawasan: 2025. |
| Kurun Waktu | Rentang yang dihitung dari Masa Audit ke belakang. "Lima tahun terakhir" pada Masa Audit 2025 berarti 2021–2025 — bukan 2022–2026. |
| Unit Pengolah (UP) | Unit yang mengelola arsip aktif pada satu OPD. Satu OPD memiliki 1–8 Unit Pengolah, masing-masing dengan penanggung jawab sendiri. |
| Unit Kearsipan (UK) | Unit yang mengelola arsip inaktif. Setiap OPD memiliki tepat satu. Ke sanalah arsip Anda dipindahkan setelah retensi aktifnya lewat. |
| Arsip aktif | Arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi dan terus-menerus. Inilah yang Anda kelola. |
| Arsip vital | Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar kelangsungan organisasi — misalnya sertifikat tanah, BPKB, akta pendirian. |
| Arsip terjaga | Arsip negara yang berkaitan dengan keselamatan dan keamanan negara — misalnya arsip perbatasan, kependudukan. |
| ASKI | Audit Sistem Kearsipan Internal — nama instrumen yang Anda isi. |
| SRIKANDI | Aplikasi kearsipan dinamis terintegrasi nasional. Beberapa butir menanyakan pemakaiannya, atau pemakaian aplikasi sejenis yang memenuhi syarat. |
| Bukti dukung | Dokumen PDF yang membuktikan pernyataan Anda atas satu butir. Tanpa bukti, nilai tidak bertahan. |
| POSTING | Pernyataan bahwa penilaian mandiri Anda selesai. Pernyataan, bukan gerbang — dapat Anda batalkan sendiri selama jendelanya masih terbuka. |
| Periode kerja sesi | Periode Evaluasi yang sedang terbuka di layar Anda sendiri. Dipilih saat masuk, dapat dipindah lewat penukar di bilah atas, dan tidak menyentuh sesi siapa pun yang lain. Lihat §2.4. |
| RHAS | Risalah Hasil Audit Kearsipan Internal Sementara. Hasil telaah auditor yang masih dapat Anda tanggapi. |
| LAKI | Laporan Akhir Kearsipan Internal. Dokumen penutup; tidak dapat ditanggapi lagi. |
| JRA · SKKAAD | Jadwal Retensi Arsip · Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis. Keduanya dirujuk beberapa butir instrumen. |
| Retensi aktif | Masa simpan arsip di Unit Pengolah menurut JRA. Setelah lewat, arsip dipindahkan ke Unit Kearsipan — dan beberapa butir menanyakan tepat hal itu. |
2Peran dan Lima Layar AndaApa yang Anda pertanggungjawabkan, dan di layar mana
2.1Siapa Penanggung Jawab Unit Pengolah
Anda adalah pejabat setara Eselon III yang ditugaskan sebagai penanggung jawab satu Unit Pengolah untuk satu Tahun Pengawasan. Kualifikasi itu bukan formalitas: sebagian butir instrumen menanyakan tindakan yang hanya dapat diputuskan pada tingkat pimpinan unit — menandatangani naskah dinas, menetapkan pemberkasan, memindahkan arsip ke Unit Kearsipan.
Berbeda dari Unit Kearsipan yang hanya satu per OPD, di OPD Anda dapat ada sampai 8 Unit Pengolah yang mengisi instrumen serupa secara paralel. Dua akibatnya: (1) jangan menyalin jawaban unit sebelah — kondisi tiap unit berbeda, dan auditor membandingkannya; (2) bukti yang bersifat OPD-wide (misalnya surat keputusan kepala OPD) boleh dipakai beberapa unit, tetapi bukti yang menunjukkan kegiatan unit harus milik unit Anda sendiri.
- Satu Unit Pengolah memiliki tepat satu penanggung jawab per periode. AB-61
- Penugasan penanggung jawab wajib menyebut unitnya; penugasan "PJ pada OPD X" tanpa menyebut Unit Pengolah tidak dapat dilaksanakan. AB-62
- Jawaban melekat pada unit, bukan pada orang. Bila Anda mutasi di tengah periode, isian yang sudah masuk tetap milik unit dan tidak hilang. AB-66
2.2Lima layar
Menu UP memuat 5 layar, dan urutannya mengikuti urutan waktu. Dua di antaranya tempat Anda menulis; tiga sisanya tempat Anda membaca. Semuanya langsung membuka unit Anda — tidak ada pemilih unit, karena penugasan Anda hanya satu.
Beranda menampilkan tahapan yang sedang berjalan beserta sisa harinya, dan tiga baris yang menyebut tegas apakah Mengisi Penilaian Mandiri, Mengajukan Perbaikan, dan Menyunting jawaban dan bukti sedang terbuka atau tertutup — lengkap dengan alasannya. Bukalah lebih dulu sebelum menebak-nebak kenapa sebuah tombol tidak muncul. Di sana pula panel Pengumuman berada: empat pengumuman terbaru dari penyelenggara yang ditujukan kepada peran Anda. Sejak pita berjalan di bawah bilah menu dilepas, panel itulah satu-satunya tempat pengumuman muncul — termasuk pemberitahuan pergeseran kalender, yang menggeser tenggat Anda.
2.3Yang bukan tugas Anda
| Bukan tugas Anda | Siapa yang mengerjakannya |
|---|---|
| Mengisi instrumen Unit Kearsipan | Unit Kearsipan OPD Anda punya penanggung jawab sendiri. Instrumennya berbeda — ia dinilai atas arsip inaktif, Anda atas arsip aktif. |
| Mengisi instrumen Unit Pengolah lain | Setiap Unit Pengolah di OPD Anda punya penanggung jawabnya sendiri, dan sistem hanya membuka unit yang ditugaskan kepada Anda. |
| Menilai unit Anda sendiri secara final | Nilai yang mengikat ditetapkan AUDITOR pada T5. Yang Anda tulis adalah pernyataan, bukan nilai akhir. |
| Mengubah nilai reviu atau catatan auditor | Milik auditor. Anda menanggapinya pada T4 — dengan bukti, atau dengan keberatan tertulis. |
| Mengubah jadwal atau meminta perpanjangan waktu | Kalender ditetapkan penyelenggara dan berlaku serentak untuk seluruh unit. Tidak ada perpanjangan per unit. AB-07 |
| Menghapus bukti yang sudah diposting | Tidak dapat dihapus siapa pun. Penggantian dilakukan pada T4 dengan melampirkan bukti baru; yang lama tetap tersimpan sebagai riwayat. AB-93 |
2.4Menu Laporan, dan periode yang sedang Anda buka
Di luar kelima layar di atas, Anda memiliki menu Laporan berisi lima keluaran resmi: RHAS, LAKI, Rangkuman, Bab II, dan Rekapitulasi. Keseluruhannya dipersempit ke Unit Pengolah Anda sendiri — bukan ke OPD Anda.
Bagi Unit Kearsipan, "batas OPD" dan "batas unit" berimpit — satu OPD hanya punya satu UK. Bagi Anda tidak: satu OPD memuat sampai 8 Unit Pengolah dengan penanggung jawab berbeda-beda. Laporan yang berhenti di batas OPD karena itu akan memperlihatkan nilai seluruh unit tetangga Anda, dan sebaliknya memperlihatkan nilai Anda kepada mereka. Ia berhenti di batas unit: yang tampil di Rangkuman, Rekapitulasi, dan Bab II adalah hasil unit Anda saja. Jangan membaca angka di sana sebagai "nilai OPD saya" — dan jangan mengharapkan menemukan nilai unit sebelah di situ.
Penukar periode
SIMFONI memuat banyak periode sekaligus, dan Anda membuka tepat satu pada satu saat. Penukar di bilah atas menampilkan nama periode yang sedang terbuka beserta statusnya.
| Hal | Yang berlaku bagi Anda |
|---|---|
| Isi daftarnya | Hanya periode tempat Anda pernah ditugaskan. Siklus yang bukan urusan Anda tidak muncul, dan tidak dapat dibuka lewat tautan langsung. |
| Membuka periode lampau | Berguna untuk menyandingkan LAKI tahun lalu dengan pekerjaan tahun ini — lihat §8.2. Pita baca-saja muncul dan setiap penyimpanan ditolak, jadi tidak ada risiko mengisi ke siklus yang salah. |
| Bila unit Anda berganti | Penugasan tiap periode berdiri sendiri. Bila periode lalu Anda memegang unit lain, itulah unit yang terbuka ketika Anda membuka periode itu — bukan unit Anda sekarang. |
| Kembali bekerja | Pastikan penukar menunjuk periode berjalan. Semua tombol simpan yang mati sepanjang jendela yang seharusnya terbuka hampir selalu berarti penukar tertinggal di periode lampau — salah satu sebab di §3.3. |
3Irama Satu PeriodeKapan giliran Anda, dan kapan Anda hanya menunggu
Periode evaluasi berjalan dalam enam tahapan. Tiga di antaranya giliran Anda — T1, T2, dan T4 — dan tiga sisanya giliran auditor. Di luar giliran, layar tetap terbuka untuk dibaca tetapi jalur tulisnya tertutup.
3.1Lini masa dan giliran
Tabel 3.1 — Apa yang Anda kerjakan pada setiap tahapan
| # | Tahapan | Pekerjaan Anda | Layar |
|---|---|---|---|
| T1 | Persiapan | Mengisi Data Umum unit — 15 uraian profil. Jendelanya paling pendek dari keenamnya. | Data Umum |
| T2 | Evaluasi Mandiri | Menjawab 28 butir — 10 elektronik dan 13 konvensional — mengunggah bukti PDF, lalu menekan POSTING. | Evaluasi Mandiri |
| T3 | Reviu & RHAS | Giliran auditor. Anda menunggu, lalu membaca RHAS begitu terbit — jangan menunggu sampai T4 dimulai. | RHAS |
| T4 | Perbaikan | Melampirkan bukti tambahan, mengusulkan nilai perbaikan, atau menyatakan keberatan atas catatan auditor. | Evaluasi Final |
| T5 | Evaluasi Final | Giliran auditor. Nilai final ditetapkan. Tidak ada yang perlu Anda kerjakan. | — |
| T6 | Penyampaian LAKI | Membaca LAKI, mencetaknya bila perlu, dan mencatat rekomendasinya sebagai rencana kerja periode berikutnya. | LAKI |
3.2Empat titik nilai — dua di antaranya milik Anda
Setiap butir membawa rangkaian nilai sepanjang periode. Semuanya tetap terbaca dan tidak ada yang saling menimpa — termasuk nilai mandiri Anda, yang tetap tertulis berdampingan dengan nilai auditor pada RHAS maupun LAKI. AB-04 AB-29
Nilai Final sama dengan Nilai Reviu — jadi diam berarti menerima seluruh penilaian auditor. Itu pilihan yang sah, tetapi pilihlah dengan sadar, bukan karena jendelanya terlewat. AB-108
3.3Mengapa tombol mati: tujuh sebab
Hampir setiap laporan "sistemnya rusak" berasal dari salah satu keadaan berikut. Semuanya disengaja.
| Yang Anda lihat | Sebab | Yang harus dilakukan |
|---|---|---|
| Formulir menolak isian dengan keterangan jendela | Jendela T2 belum mulai atau sudah tutup. | Bila belum mulai, selesaikan Data Umum dulu. Bila sudah tutup, yang tersisa adalah T4. |
| "Penilaian sudah diposting; jawaban dan bukti menjadi baca-saja" | Penguncian setelah POSTING. AB-24 | Tekan Batal POSTING selama jendela T2 masih terbuka. |
| "Anda tidak berhak atas Unit Pengolah ini" | Anda membuka unit di luar penugasan Anda, biasanya lewat tautan lama atau tautan dari rekan. | Buka lewat menu UP; sistem langsung membuka unit yang benar. |
| "Tahapan belum dijadwalkan pada tahun ini" | Periode yang Anda buka belum punya jadwal sama sekali. | Hubungi penyelenggara — ini menyentuh seluruh unit, bukan hanya Anda. |
| Pita baca-saja di bawah bilah menu, dan semua tombol simpan mati | Penukar periode Anda sedang menunjuk siklus yang sudah Selesai — lazimnya tertinggal dari penelusuran LAKI tahun lalu. | Baca pita itu; ia menyebut sebabnya. Pindahkan penukar kembali ke periode berjalan (§2.4). |
| Tidak ada menu UP sama sekali | Anda belum punya penugasan pada periode yang sedang Anda buka. | Periksa dahulu nama periode pada penukar. Bila sudah benar, hubungi penyelenggara. |
| Layar meminta memilih Unit Pengolah lebih dulu | Anda masuk sebagai ADMIN, bukan PJ UP — mode itu menampilkan seluruh unit di panel kiri. | Bukan galat. Bagi PJ UP, unitnya langsung terbuka tanpa pemilih. |
Perpindahan antar tahapan dipicu tanggal, bukan tindakan siapa pun. Unit yang belum selesai ketika jendelanya tutup berhenti di tempat. Penyelenggara hanya dapat menggeser kalender untuk seluruh 120 Unit Pengolah sekaligus — jadi jangan merencanakan pengisian pada hari terakhir.
4Tutorial A — Mengisi Data UmumJendela T1 · profil unit yang dibaca auditor sebelum menilai
Data Umum menjawab pertanyaan "unit seperti apa yang sedang dinilai". Auditor membacanya sebelum menelaah jawaban Anda, dan menjadikannya dasar penilaian kewajaran. Bagi Unit Pengolah, profil ini juga memuat empat medan jenis arsip yang paling sering tertukar — lihat §4.2.
4.1Empat langkah
Jendela T1 adalah yang terpendek dari keenam tahapan. Empat angka berikut biasanya perlu dikumpulkan dari lebih dari satu orang:
- Jumlah arsiparis dan pengelola arsip di unit Anda — bukan se-OPD.
- Volume arsip aktif dan jumlah yang sudah terdaftar; satuannya berkas.
- Jumlah pengguna arsip satu tahun terakhir; satuannya orang.
- Tahun arsip aktif tertua yang masih disimpan di unit Anda.
Bukan angka hari ini, bukan angka tahun berjalan. Ini kekeliruan yang paling sering ditemukan auditor, dan satu-satunya yang membuat seluruh laporan unit bergeser. AB-15
Karena satu OPD memiliki sampai 8 Unit Pengolah, angka kepegawaian dan volume arsip se-OPD akan tampak jauh terlalu besar bila dituliskan sebagai angka satu unit. Auditor membandingkannya dengan unit lain di OPD yang sama, dan ketimpangan itu langsung terlihat.
Daftar lengkap medannya di §4.3. Empat hal yang perlu diperhatikan:
- Medan bertanda wajib tidak dapat dikosongkan. Sisanya boleh kosong, tetapi kekosongan itu terbaca auditor sebagai ketidaklengkapan.
- Nama perangkat daerah tidak diminta — sistem mengisinya sendiri dari data induk OPD, sehingga tidak dapat keliru dan tidak dapat berbeda antar unit.
- Medan angka menerima angka saja — tanpa titik ribuan, tanpa satuan.
- Empat medan jenis arsip diisi dengan menyebutkan jenisnya, bukan menjawab ada/tidak ada. Bedanya dijelaskan di §4.2.
Jumlah arsip terdaftar tidak boleh melebihi volume arsip aktif. Tahun arsip tertua tidak boleh lebih baru dari Masa Audit. Dan bila arsip aktif tertua di unit Anda jauh lebih tua daripada retensi aktif menurut JRA, itu isyarat bahwa pemindahan ke Unit Kearsipan tertunda — yang akan muncul lagi sebagai temuan pada butir penyusutan.
Pengubahan sesudahnya memerlukan koreksi resmi yang tercatat, karena auditor sudah menelaah berdasarkan angka lama. Unit yang tidak mengisi sampai T1 tutup tetap dinilai — tetapi tanpa konteks, dan ketidaklengkapan itu sendiri menjadi temuan. AB-16
4.2Empat jenis arsip yang sering tertukar
Profil Unit Pengolah meminta empat medan yang bunyinya mirip tetapi artinya berlainan. Salah menempatkan isian di antara keempatnya adalah kekeliruan paling sering pada Data Umum UP.
Sertifikat tanah adalah arsip vital; bila ia juga berkaitan dengan perbatasan, ia sekaligus arsip terjaga. Sebutkan pada kedua medan — keempat medan ini bertanya "jenis apa yang ada di unit Anda", bukan meminta Anda memilih satu kotak.
4.3Daftar medan Data Umum
Dibaca langsung dari instrumen periode berjalan, jadi selalu sesuai dengan yang tampil di layar Anda.
| # | Uraian | Jenis isian | Wajib | Catatan pengisian |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Nama Unit Pengolah nama_unit |
Teks singkat | wajib | Nama resmi Unit Pengolah, bukan nama OPD. |
| 2 | Alamat Unit Pengolah alamat_unit |
Teks panjang | — | Alamat tempat arsip aktif unit benar-benar disimpan. |
| 4 | Nama Penanggung Jawab Unit Pengolah nama_penanggung_jawab |
Teks singkat | — | Setara Eselon III — pimpinan unit, bukan pelaksana. |
| 5 | Jumlah Arsiparis jumlah_arsiparis |
Angka | — | Satuan orang, di unit Anda saja. |
| 6 | Jumlah Pengelola Arsip jumlah_pengelola_arsip |
Angka | — | Satuan orang, di luar arsiparis fungsional. |
| 7 | Volume Arsip Aktif volume_arsip_aktif |
Angka | — | Satuan berkas. Angka Masa Audit, unit Anda saja. |
| 8 | Jumlah Arsip Aktif yang Telah Terdaftar jumlah_arsip_aktif_terdaftar |
Angka | — | Satuan berkas. Tidak boleh melebihi volume di atas. |
| 9 | Jumlah Pengguna Arsip dalam 1 Tahun Terakhir jumlah_pengguna_arsip |
Angka | — | Satuan orang, selama satu tahun Masa Audit. |
| 10 | Tahun Arsip Aktif Tertua yang Masih Disimpan tahun_arsip_aktif_tertua |
Tahun (4 digit) | — | Empat digit. Jauh lebih tua dari retensi aktif = isyarat pemindahan tertunda. |
| 11 | Nama Narahubung nama_narahubung |
Teks singkat | — | Orang yang dapat dihubungi auditor bila ada yang perlu diklarifikasi. |
| 12 | Nomor HP nomor_hp |
Nomor telepon | — | Nomor yang benar-benar aktif selama periode berjalan. |
| 13 | Arsip Vital arsip_vital |
Teks panjang | — | Sebutkan jenisnya — persyaratan dasar kelangsungan organisasi. |
| 14 | Arsip Terjaga arsip_terjaga |
Teks panjang | — | Sebutkan jenisnya — berkaitan keselamatan dan keamanan negara. |
| 15 | Arsip Non Tekstual arsip_non_teks |
Teks panjang | — | Sebutkan jenis medianya — foto, video, peta, rekaman. |
| 16 | Naskah Dinas Khas yang Diciptakan naskah_dinas_khas |
Teks panjang | — | Naskah yang hanya tercipta di unit Anda. |
| 3 | Nama perangkat daerah nama_opd |
— | otomatis | Tidak diminta dari Anda. Diisi sistem dari data induk OPD, sehingga tidak dapat keliru dan seragam di seluruh unit. |
5Tutorial B — Evaluasi MandiriJendela T2 · pekerjaan terbesar Anda dalam satu periode
Di sinilah unit Anda membuat pernyataan resmi tentang pengelolaan arsip aktifnya: 28 butir, masing-masing dipilih pada salah satu dari lima tingkat, masing-masing sebaiknya berbukti. Instrumen Unit Pengolah adalah yang terpanjang di SIMFONI — separuh lebih banyak dari instrumen Unit Kearsipan — jadi mulailah lebih awal.
5.1Matriks elektronik dan konvensional
Inilah bentuk yang khas Unit Pengolah: aspek Pengelolaan Arsip Dinamis dipecah menjadi empat fungsi kearsipan, dan setiap fungsi ditanyakan dua kali — sekali untuk jalur elektronik, sekali untuk jalur konvensional. Keduanya dinilai terpisah dan tidak saling menutupi.
Aspek di luar matriks
Ini kekeliruan paling mahal pada instrumen Unit Pengolah. Unit yang sudah memakai SRIKANDI sering mengisi butir elektronik dengan nilai tinggi lalu mengosongkan butir konvensional dengan alasan "kami sudah digital" — padahal arsip kertas yang sudah terlanjur tercipta tetap harus diberkaskan, didaftar, disimpan, dan dipindahkan. Sebaliknya, unit yang masih sepenuhnya kertas tetap kehilangan 10 butir bila jalur elektroniknya nol. Isilah keduanya menurut keadaan sebenarnya.
Satu butir menanyakan pemakaian SRIKANDI atau aplikasi kearsipan sejenis. Syarat sebuah instansi boleh memakai aplikasi sejenis alih-alih SRIKANDI sendiri diatur Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 Pasal 37 Ayat (3). Bila unit Anda memakai aplikasi selain SRIKANDI, siapkan bukti yang menunjukkan aplikasi itu memenuhi syarat tersebut — bukan sekadar tangkapan layar aplikasinya.
Lima tingkat pada setiap butir
Arti sesungguhnya tiap tingkat berbeda-beda per butir dan tertulis pada uraian tingkat butir itu sendiri. Beberapa butir Unit Pengolah memakai pola persentase pemberkasan, dan di sana "tingkat 4" berarti angka tertentu — bukan kesan umum bahwa pekerjaannya "hampir selesai".
5.2Enam langkah pengisian
Layar langsung membuka unit Anda — tidak ada pemilih unit. Kepala layar menyebut Tahun Pengawasan, dan panel status menyebut berapa butir sudah terisi.
Setiap butir menyertakan definisi operasional tepat di tempat pengisian. Pada instrumen Unit Pengolah ia sangat menentukan, karena butir elektronik dan konvensional sering berbunyi hampir sama — yang membedakan justru definisinya. AB-102
Baca butir elektronik dan pasangan konvensionalnya berurutan — misalnya pemberkasan elektronik lalu pemberkasan konvensional. Anda akan langsung melihat batas antara keduanya, dan bukti untuk keduanya biasanya dikumpulkan dari sumber yang sama.
Bacalah kelima uraian tingkat dari bawah ke atas, lalu berhenti pada tingkat tertinggi yang buktinya benar-benar ada. Tiga pola uraian yang berulang:
| Pola | Bentuk uraiannya | Yang menentukan pilihan Anda |
|---|---|---|
| Kumulatif kegiatan | 1 kegiatan → 2 → 3 → seluruhnya. | Hitung kegiatan yang ada dokumennya, bukan yang pernah dikerjakan tanpa catatan. |
| Persentase capaian | 0–50% → >50–70% → >70–90% → >90–100%. | Pembilang dan penyebutnya harus dapat ditunjukkan. Pola ini banyak dipakai butir pemberkasan Unit Pengolah — siapkan daftar arsipnya sebagai dasar hitung. |
| Frekuensi dalam kurun waktu | belum → direncanakan → dalam proses → 1 kali per 5 tahun → ≥2 kali per 5 tahun. | Kurun waktu dihitung dari Masa Audit ke belakang. Dipakai butir pemindahan arsip ke Unit Kearsipan. |
Auditor menurunkannya pada T3 disertai catatan tertulis, dan catatan itu ikut tercetak pada RHAS dan LAKI. Yang tersisa bukan nilai tinggi, melainkan catatan bahwa klaim unit tidak terbukti.
Aturan lengkapnya di §5.3. Ringkasnya: PDF saja, satu atau lebih per butir, dan bukti melekat pada butir tertentu. AB-91
Butir pemindahan arsip inaktif dibuktikan dengan berita acara pemindahan dan daftar arsip yang dipindahkan — dan salinannya biasanya dipegang Unit Kearsipan OPD Anda. Mintalah lebih awal; ini jenis bukti yang paling sering terlambat.
Jangan menunggu butir ke-28. Sesi yang berakhir karena menganggur tidak menyimpan apa yang belum tersimpan, dan mengulang pengisian 28 butir adalah kerugian yang tidak perlu.
Uraiannya di §5.4 — termasuk apa yang terjadi bila Anda tidak menekannya.
5.3Aturan bukti dukung
| Ketentuan | Rinciannya |
|---|---|
| Format | PDF saja. Sistem memeriksa isi berkas, bukan namanya — berkas Word, gambar, atau tangkapan layar yang diganti namanya menjadi .pdf akan ditolak. Cetak-ke-PDF lebih dulu. |
| Ukuran maksimum | 2M per berkas, sebagaimana disetel server yang sedang Anda pakai. Pindaian yang terlalu besar biasanya karena resolusi berlebih; 200–300 dpi hitam-putih sudah lebih dari cukup. |
| Jumlah berkas | Boleh lebih dari satu per butir, sampai 20 berkas dalam satu kali unggah. |
| Penamaan | Nama berkas diubah sistem secara otomatis menjadi pola berkode unit dan butir. Anda tidak perlu menamainya rapi — tetapi pastikan berkasnya benar sebelum diunggah. |
| Kepemilikan | Bukti melekat pada satu butir pada satu unit pada satu periode. AB-91 |
| Kerahasiaan | Bukti bukan dokumen publik. Hanya dapat dibaca unit pemiliknya, auditor yang ditugaskan, dan penyelenggara — berkas diambil lewat pintu berautentikasi, bukan tautan terbuka. AB-94 |
| Penghapusan | Selama belum diposting, lampiran yang keliru boleh dihapus. Sesudah diposting tidak dapat dihapus; penggantian dilakukan pada T4 dengan melampirkan bukti baru. AB-93 |
| Pencatatan | Setiap lampiran tercatat siapa yang mengunggah dan kapan. AB-95 |
Sebelum mengunggah, tanyakan pada diri sendiri: terbaca? · relevan? (dokumen ini memang tentang butir ini, dan tentang jalur yang benar — bukti aplikasi tidak membuktikan butir konvensional) · sesuai kurun waktu? · cukup? (bila uraian tingkat menuntut tiga kegiatan, ada tiga bukti). Berkas yang gagal salah satunya akan menahan nilai Anda.
5.4POSTING dan pembatalannya
Sejak penetapan 30 Agustus 2026, yang mengunci adalah kalender, bukan tombol. Selama jendela T2 masih terbuka Anda bebas menyunting; POSTING adalah pernyataan bahwa Anda sudah selesai, dan pernyataan itu dapat Anda tarik kembali sendiri.
Ia menyatakan kepada auditor bahwa unit Anda siap ditelaah, tanpa menghilangkan hak Anda menyuntingnya lagi. Bila kemudian ada bukti yang perlu ditambahkan, tekan Batal POSTING, sunting, lalu POSTING lagi. Pembatalan sendiri tidak tercatat sebagai "pengembalian oleh auditor" dan tidak menaikkan penghitung pembukaan kembali.
Unit yang tidak mengisi satu butir pun dinyatakan tidak menyampaikan penilaian mandiri. Ia tidak diberi nilai apa pun — bukan nilai terendah, bukan nol — dan dikeluarkan dari rata-rata OPD, rata-rata kabupaten, serta peringkat. Ia juga didaftar tersendiri sebagai unit yang tidak menyampaikan penilaian mandiri — dan pada layar auditor maupun penyelenggara, satu unit yang absen terlihat jelas berdampingan dengan unit sebelah di OPD yang sama yang mengisi. Anda sendiri tidak melihat daftar itu: laporan Anda berhenti di batas unit Anda (§2.4). AB-109
Auditor atau penyelenggara dapat mengembalikan penyerahan setelah jendelanya lewat, dan alasannya wajib ditulis. Alasan itu tampil di layar Anda, lengkap dengan nama dan waktunya. Bacalah alasannya lebih dulu — ia menyebut persis apa yang perlu diperbaiki.
6Tutorial C — Membaca RHASJendela T3 · hasil telaah auditor, dan masih dapat ditanggapi
RHAS adalah Risalah Hasil Audit Kearsipan Internal Sementara. Kata sementara itulah intinya: dokumen ini wajib memberi Anda kesempatan menanggapi. Dokumen yang tidak dapat ditanggapi bukan RHAS melainkan LAKI. AB-30
Jendela T4 dipakai untuk memperbaiki keadaan dan mengumpulkan bukti — dan sebagian bukti Unit Pengolah harus diminta dari Unit Kearsipan atau dari pengelola aplikasi. Bila Anda baru membaca RHAS pada hari pertama T4, sebagian waktunya sudah habis sebelum dipakai.
6.1Cara membaca risalah
Layar UP › RHAS menyajikan dokumen resmi lengkap dengan kepala, tabel temuan, rekapitulasi, dan blok tanda tangan. Bacalah dalam urutan ini:
- Periksa Status penerbitan di kepala dokumen. Selama belum terbit, yang Anda lihat adalah pratinjau — belum ada dokumen resmi yang beredar.
- Buka Rekapitulasi per aspek lebih dulu. Ia menampilkan Mandiri, Reviu, dan Selisih berdampingan.
- Bandingkan selisih pada butir elektronik dengan butir konvensional. Ketimpangan besar antara keduanya biasanya menunjuk satu jalur yang terlupakan, bukan penilaian yang keliru.
- Turun ke tabel temuan, dan telusuri hanya butir yang selisihnya bukan nol.
- Untuk setiap butir itu, baca kolom CATATAN TIM PENGAWAS sampai selesai.
- Catat butir mana yang dapat Anda perbaiki dengan bukti, dan mana yang menurut Anda keliru — keduanya ditangani berbeda pada T4.
Tabel 6.1 — Isi RHAS dan apa yang perlu Anda perhatikan
| Bagian | Isinya | Yang Anda cari di sana |
|---|---|---|
| Kepala | Identitas OPD dan Unit Pengolah, Tahun Pengawasan, Masa Audit, nama auditor, tanggal. | Pastikan Unit Pengolah yang tertulis memang unit Anda — satu OPD punya banyak. |
| Konteks | Ringkasan profil unit dari Data Umum yang Anda isi pada T1. | Bila ada angka yang keliru, sebutkan pada tanggapan T4 — profil sendiri sudah baca-saja. |
| Tabel temuan | Per butir: aspek dan pernyataan · kondisi faktual menurut unit · tingkat · catatan tim pengawas. | Butir yang bercatatan. Hanya butir inilah yang terbuka untuk diperbaiki pada T4. |
| Rekapitulasi per aspek | Nilai mandiri (N1), nilai reviu (N2), dan selisihnya, per aspek dan total. | Aspek dengan selisih terbesar — di situ perbaikan paling menghasilkan. |
| Rekomendasi | Perbaikan yang diminta auditor, per butir yang bermasalah. | Daftar pekerjaan Anda pada T4, sudah tersusun. |
| Penutup | Batas waktu tanggapan (akhir T4), blok tanda tangan Kepala Unit Pengolah dan Ketua Tim Pengawas. | Tanggal batas tanggapan. Catat, dan mundurkan tiga hari sebagai tenggat pribadi. |
Status penerbitan risalah Unit Pengolah berkunci pada OPD. Akibatnya bagi Anda: risalah unit Anda dinyatakan terbit ketika auditor menyelesaikan seluruh Unit Pengolah di OPD Anda — bukan ketika ia selesai dengan unit Anda saja. Bila status masih "belum terbit" padahal Anda sudah melihat catatan pada butir-butir, kemungkinan auditor masih mengerjakan unit sebelah. Isi catatannya sudah dapat Anda persiapkan tanggapannya.
- Nilai mandiri Anda tetap tertulis berdampingan dengan nilai reviu. RHAS adalah dokumen perbandingan, bukan dokumen nilai tunggal. AB-29
- Setiap penurunan nilai wajib bercatatan. Penurunan tanpa alasan tertulis tidak dapat dipertahankan auditor bila Anda mempersoalkannya. AB-28
- RHAS yang sudah terbit tidak diubah. Koreksi dilakukan lewat penetapan Nilai Final pada T5, bukan dengan menyunting dokumen yang beredar. AB-32
7Tutorial D — Mengajukan PerbaikanJendela T4 · kesempatan resmi memperbaiki, dan satu-satunya
Inilah yang membuat pengawasan bersifat pembinaan, bukan sekadar penilaian. Pada T4 Anda boleh memperbaiki keadaan nyata, melengkapi bukti yang kurang, dan menyatakan keberatan atas catatan yang menurut Anda keliru.
7.1Nama layar yang menipu
Menu UP › Evaluasi Final adalah layar perbaikan Anda pada T4 — tempat Anda mengusulkan nilai perbaikan (N3), melampirkan bukti tambahan, dan menyatakan keberatan. Nilai final yang mengikat ditetapkan AUDITOR pada layarnya sendiri di T5.
7.2Lima langkah perbaikan
Setiap butir menampilkan N1 Mandiri, N2 Reviu, Catatan auditor, dan Definisi operasional.
Butir yang disetujui auditor terkunci baca-saja dan ditandai "Disetujui auditor — tidak dibuka untuk perbaikan". Ini disengaja: T4 bukan kesempatan menaikkan nilai tanpa dasar. Penguncian berlaku di layar dan di jalur penyimpanan — usulan nilai untuk butir tanpa catatan akan ditolak dan disebutkan pada pesan hasil. AB-34
| Bunyi catatan auditor | Yang harus Anda kerjakan |
|---|---|
| Menyoal bukti — tidak terbaca, tidak relevan, di luar kurun waktu, atau jumlahnya kurang | Lampirkan bukti tambahan atau pengganti. Periksa juga apakah bukti yang Anda kirim menyangkut jalur yang benar — bukti aplikasi tidak membuktikan butir konvensional. |
| Menyoal kondisi — kegiatannya memang belum dilakukan | Lakukan perbaikan nyata bila memungkinkan dalam jendela T4, lalu lampirkan buktinya. Bila tidak memungkinkan, nyatakan rencana perbaikan — auditor mencatatnya sebagai rekomendasi tahun berikutnya, dan nilainya tidak berubah. |
| Menurut Anda keliru — bukti sudah ada tetapi terlewat, atau tafsir butirnya berbeda | Nyatakan keberatan. Lihat §7.3. |
Aturannya sama persis dengan T2 (§5.3): PDF, maksimum 2M per berkas, melekat pada satu butir.
Ini aturan, bukan kebijakan auditor perorangan. Penjelasan sepanjang apa pun tidak menaikkan nilai bila tidak ada dokumen yang mendukungnya; dan nilai final tidak boleh melebihi tingkat yang dibuktikan. AB-35 AB-38
Auditor akan menolaknya kembali dengan catatan yang sama, dan waktu T4 Anda terbuang. Bila menurut Anda bukti itu sebenarnya sudah cukup, itu bukan lampiran ulang — itu keberatan, dan tempatnya di kotak yang berbeda.
Isikan tingkat yang menurut Anda kini terbukti. Usulan ini tidak menimpa nilai mandiri maupun nilai reviu — ketiganya tersimpan berdampingan, dan auditor melihat ketiganya sekaligus saat menetapkan Nilai Final. AB-33
Bila jendela T4 tutup tanpa tanggapan, Nilai Final ditetapkan sama dengan Nilai Reviu. Itu pilihan yang sah — tetapi pastikan itu memang pilihan Anda, bukan tenggat yang terlewat. AB-108
7.3Menyatakan keberatan
Anda berhak menyatakan keberatan tanpa melakukan perbaikan. Keberatan tercatat dan wajib ditanggapi auditor pada T5 — ia tidak boleh lewat begitu saja hanya karena tidak disertai bukti baru. AB-36
- Pada butir yang dipersoalkan, isi kotak Keberatan.
- Sebutkan dasarnya: kalimat mana pada definisi operasional yang Anda rujuk, atau bukti mana yang menurut Anda sudah menunjukkan kondisi itu.
- Simpan. Keberatan dapat Anda sunting atau cabut selama jendela T4 masih terbuka — kosongkan kotaknya untuk mencabut.
- Menunjuk
- Butir tertentu, dan jalur tertentu (elektronik atau konvensional)
- Merujuk
- Kalimat definisi operasional, atau nama berkas bukti yang sudah dilampirkan
- Menyebut
- Tingkat berapa yang menurut Anda benar, dan mengapa
- Nada
- Faktual — menyatakan keadaan, bukan menilai auditor
- Umum
- "Penilaian terlalu rendah" tanpa menyebut butir
- Tanpa dasar
- Tidak merujuk definisi operasional maupun bukti
- Salah jalur
- Membela butir konvensional dengan bukti aplikasi, atau sebaliknya
- Salah kamar
- Menyoal jadwal atau instrumen — itu wewenang penyelenggara, bukan auditor
Bila auditor sependapat, ia mengembalikan nilai ke nilai mandiri Anda dan mencatat alasannya pada Catatan Final. Bila tidak sependapat, ia tetap wajib menanggapi secara tertulis — jadi keberatan Anda tidak pernah hilang tanpa jawaban, apa pun hasilnya.
8Tutorial E — Menerima LAKIJendela T6 · dokumen penutup, dan awal persiapan periode berikutnya
LAKI adalah Laporan Akhir Kearsipan Internal: pernyataan resmi hasil pengawasan atas unit Anda. Berbeda dari RHAS, ia tidak dapat ditanggapi lagi — tetapi ia wajib dapat Anda baca, dan wajib memuat rekomendasi yang dapat ditindaklanjuti. AB-43 AB-44
8.1Membaca dan menyimpan LAKI
- Buka UP › LAKI. Dokumen yang Anda lihat sama persis dengan yang dilihat auditor dan penyelenggara.
- Periksa bagian Hasil: nilai akhir per butir, per sub-aspek, per aspek, dan total — dari maksimum 140.
- Bandingkan capaian jalur elektronik dan konvensional. Jalur yang tertinggal adalah prioritas kerja tahun depan.
- Baca Temuan — butir yang masih bermasalah setelah perbaikan.
- Salin Rekomendasi menjadi rencana kerja unit.
- Cetak lewat tombol Cetak bila diperlukan untuk berkas unit; tata letak cetaknya sudah disiapkan.
Sekali terbit, isinya tidak berubah meski data sumbernya kemudian dikoreksi. Bila Anda membantah isinya, bantahan dicatat sebagai lampiran — dokumennya tidak diubah. Bila auditor menemukan kekeliruan setelah terbit, yang diterbitkan adalah revisi bernomor. AB-41
8.2Menjadikan LAKI bekal periode berikutnya
Lima kebiasaan yang membuat nilai unit Anda naik secara nyata — bukan hanya di atas kertas:
- Kerjakan rekomendasi sepanjang tahun, bukan pada bulan sebelum periode berikutnya dibuka. Butir berpola frekuensi tidak dapat dikejar dalam sebulan.
- Berkaskan arsip aktif secara berkala, bukan menjelang evaluasi. Beberapa butir menanyakan persentase pemberkasan, dan persentase itu tidak dapat dinaikkan tanpa pekerjaan nyata.
- Jadwalkan pemindahan arsip inaktif ke Unit Kearsipan setiap tahun, dan simpan berita acaranya. Ini bukti yang paling sering terlambat — dan yang paling mudah disiapkan bila rutin.
- Rawat kedua jalur. Bila unit Anda beralih ke aplikasi, arsip kertas yang sudah tercipta tetap harus diberkaskan, didaftar, dan dipindahkan.
- Simpan LAKI periode ini sebagai lampiran serah terima bila terjadi pergantian penanggung jawab unit.
Instrumen ASKI Unit Pengolah bernilai maksimum 140, sedangkan Unit Kearsipan berbeda karena jumlah butirnya berbeda. Perbandingan antar tipe unit — termasuk di dalam OPD Anda sendiri — hanya sah sebagai persentase terhadap maksimum masing-masing. Nilai OPD pun dihitung sebagai rata-rata persentase seluruh unitnya, bukan jumlah mentah. AB-46
9Pemecahan MasalahGejala yang paling sering dilaporkan, beserta sebab yang sebenarnya
Hampir semua "kerusakan" yang dilaporkan unit sesungguhnya adalah sistem yang bekerja persis sebagaimana dirancang — hanya aturannya tidak terlihat dari layar.
| Gejala | Sebab yang paling mungkin | Tindakan |
|---|---|---|
| "Masuk berhasil tapi tidak ada menu UP." | Anda belum punya penugasan pada periode yang sedang Anda buka. Peran diturunkan dari penugasan, bukan dari akun. | Periksa dahulu nama periode pada penukar di bilah atas; bila ia menunjuk siklus lampau tempat Anda tidak bertugas, kembalilah ke periode berjalan (§2.4). Selain itu hubungi penyelenggara — ini lazim terjadi tepat setelah periode baru diaktifkan. |
| "Anda tidak berhak atas Unit Pengolah ini." | Anda membuka unit di luar penugasan Anda — biasanya lewat tautan lama atau tautan yang dikirim rekan dari unit lain. | Buka lewat menu UP; sistem langsung membuka unit yang benar tanpa pemilih. |
| "Layar meminta memilih Unit Pengolah lebih dulu." | Anda masuk sebagai ADMIN, bukan PJ UP. | Bukan galat. Mode itu menampilkan seluruh unit di panel kiri untuk pemantauan. |
| "Layar berkata baca-saja." | Anda sudah menekan POSTING, atau jendela T2 sudah tutup. | Bila jendelanya masih terbuka, tekan Batal POSTING lalu sunting. Bila sudah tutup, yang tersisa adalah T4. |
| "Berkas bukti ditolak padahal namanya berakhiran .pdf." | Sistem memeriksa isi berkas, bukan namanya. Tangkapan layar atau berkas Word yang diganti namanya akan tertangkap. | Buka berkas aslinya lalu simpan atau cetak sebagai PDF yang sebenarnya. |
| "File terlalu besar." | Melebihi 2M per berkas. | Pindai ulang pada 200–300 dpi hitam-putih, atau pecah menjadi beberapa berkas per butir. |
| "Kami sudah pakai SRIKANDI, tapi butir konvensional tetap dinilai rendah." | Kedua jalur dinilai terpisah. Arsip kertas yang sudah tercipta tetap harus diberkaskan, didaftar, disimpan, dan dipindahkan. | Bukan galat. Isi butir konvensional menurut keadaan sebenarnya, dan siapkan buktinya. |
| "Saya tidak punya berita acara pemindahan arsip inaktif." | Dokumen itu biasanya dipegang Unit Kearsipan OPD Anda. | Minta salinannya ke Unit Kearsipan. Bila pemindahannya memang belum pernah dilakukan, itu temuan yang sah — catat sebagai rencana perbaikan. |
| "Pada T4 sebagian butir terkunci." | Butir itu disetujui auditor dan tidak bercatatan, jadi tidak dibuka untuk perbaikan. | Bukan galat. T4 hanya untuk butir yang dipersoalkan. AB-34 |
| "Saya sudah menjelaskan panjang lebar tapi nilainya tidak naik." | Tanggapan tanpa bukti tidak mengubah nilai. | Lampirkan dokumen. Bila menurut Anda buktinya sudah ada dan terlewat dibaca, itu keberatan — tulis di kotak keberatan. |
| "Status RHAS masih belum terbit padahal catatan auditor sudah ada." | Penerbitan RHAS Unit Pengolah berkunci pada OPD; auditor kemungkinan masih mengerjakan Unit Pengolah lain di OPD Anda. | Bukan galat. Catatan yang sudah tampak sudah dapat Anda siapkan tanggapannya. |
| "Unit saya dinyatakan tidak dinilai." | Jendela T2 tutup tanpa satu pun butir terisi. | Hubungi auditor atau penyelenggara segera; penyerahan dapat dibuka kembali selama periode masih berjalan. AB-109 |
10LampiranRujukan cepat: aturan, rute, daftar butir, dan kalender kerja
AAturan bisnis yang mengikat peran ini
Delapan belas aturan yang paling sering bersentuhan dengan pekerjaan Anda. Nomor lengkapnya di docs/15_PROSES_BISNIS.md.
| Kode | Bunyi ringkas | Berlaku di |
|---|---|---|
| AB-02 | Setiap artefak penilaian terikat pada tepat satu unit — bukan pada OPD, bukan pada orang yang mengisinya. | Semua tahapan |
| AB-04 | Nilai pada setiap titik progresi disimpan berdampingan, tidak saling menimpa. | Semua tahapan |
| AB-07 | Kewenangan mengubah data hanya berlaku di dalam jendela tahapan yang sesuai. | Semua tahapan |
| AB-14 | Profil melekat pada unit, bukan pada OPD; satu OPD dengan 8 Unit Pengolah menghasilkan 8 profil yang berdiri sendiri. | T1 · Data Umum |
| AB-15 | Angka yang dilaporkan adalah angka Masa Audit, bukan Tahun Pengawasan. | T1 · Data Umum |
| AB-16 | Profil diisi pada T1 dan menjadi baca-saja setelahnya. | T1 · Data Umum |
| AB-24 | Penilaian yang sudah diposting menjadi baca-saja; bukti tidak dapat dihapus. | T2 · Mandiri |
| AB-61 | Satu Unit Pengolah memiliki tepat satu penanggung jawab per periode. | Penugasan |
| AB-62 | Penugasan penanggung jawab unit wajib menyebut unit yang dimaksud. | Penugasan |
| AB-91 | Bukti melekat pada satu butir pada satu unit pada satu siklus; tidak ada bukti yang mengambang. | T2 · T4 |
| AB-93 | Bukti yang telah diserahkan tidak dapat dihapus unit; penggantian dilakukan pada T4. | T2 · T4 |
| AB-94 | Bukti hanya dapat dibaca unit pemiliknya, auditor yang ditugaskan, dan penyelenggara. | T2 · T4 |
| AB-109 | Unit yang tidak menyampaikan penilaian mandiri dinyatakan tidak dievaluasi dan tidak diberi nilai apa pun. | T2 · Pelaporan |
| AB-29 | Nilai mandiri tetap tertulis dalam RHAS berdampingan dengan nilai reviu. | T3 · RHAS |
| AB-30 | RHAS bersifat sementara dan wajib memberi kesempatan tanggapan. | T3 · RHAS |
| AB-34 | Hanya butir yang bercatatan auditor yang terbuka untuk diperbaiki. | T4 · Perbaikan |
| AB-35 | Perbaikan wajib disertai bukti; tanggapan tanpa bukti tidak mengubah nilai. | T4 · Perbaikan |
| AB-36 | Unit berhak menyatakan keberatan tanpa perbaikan; keberatan wajib ditanggapi auditor pada T5. | T4 · Perbaikan |
| AB-46 | Nilai OPD adalah rata-rata persentase seluruh unitnya, bukan jumlah mentah. | Pelaporan |
BPeta rute menu UP
Rute SIMFONI berbasis token, bukan nama berkas. Tabel di bawah dibangkitkan langsung dari tabel menu, sehingga tidak dapat menjadi basi.
| # | Menu | Berkas modul | Token rute |
|---|---|---|---|
| 1 | Data Umum | page/UP/dataUmum.php | t19uvm8k |
| 2 | Evaluasi Mandiri | page/UP/evaluasiMandiri.php | z2vx7r1p |
| 3 | RHAS | page/UP/RHAS.php | j7q3zmwy |
| 4 | Evaluasi Final | page/UP/evaluasiFinal.php | x3mb6zwq |
| 5 | LAKI | page/UP/LAKI.php | m2b5k7pd |
CDaftar butir ASKI Unit Pengolah
Dibaca langsung dari instrumen periode berjalan. Pakai kodenya saat bertanya kepada auditor — jauh lebih cepat daripada menyebut nomor urut di layar.
| Kode | Aspek | Sub-aspek | Pernyataan |
|---|---|---|---|
| UP01 | Pengelolaan Arsip Dinamis | Penciptaan – Elektronik | Unit pengolah membuat naskah dinas sesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku. |
| UP02 | ↳ | Penciptaan – Elektronik | Pimpinan unit pengolah menandatangani naskah dinas yang dibuat oleh unit pengolah menggunakan TTE terverifikasi. |
| UP03 | ↳ | Penciptaan – Elektronik | Jumlah naskah dinas yang telah ditandatangani dan dikirim melalui aplikasi SRIKANDI/aplikasi sejenis. |
| UP04 | ↳ | Penciptaan – Elektronik | Jumlah naskah dinas yang ditindaklanjuti melalui aplikasi SRIKANDI/aplikasi sejenis. |
| UP05 | ↳ | Penciptaan – Konvensional | Pembuatan naskah dinas sesuai dengan Tata Naskah Dinas yang berlaku. |
| UP06 | ↳ | Penciptaan – Konvensional | Unit pengolah mengendalikan naskah dinas masuk konvensional. |
| UP07 | ↳ | Penciptaan – Konvensional | Unit pengolah mengendalikan naskah dinas keluar konvensional. |
| UP08 | ↳ | Penggunaan – Elektronik | Penggunaan SRIKANDI/aplikasi sejenis di Pemerintah Daerah. |
| UP09 | ↳ | Penggunaan – Konvensional | Unit pengolah melayankan arsip aktif konvensional berdasarkan SKKAAD. |
| UP10 | ↳ | Pemeliharaan – Elektronik | Pemberkasan arsip aktif pada aplikasi. |
| UP11 | ↳ | Pemeliharaan – Elektronik | Persentase pemberkasan arsip aktif. |
| UP12 | ↳ | Pemeliharaan – Elektronik | Penyusunan dan penyampaian daftar arsip aktif. |
| UP13 | ↳ | Pemeliharaan – Elektronik | Berkas yang ditutup tidak melewati retensi aktif. |
| UP14 | ↳ | Pemeliharaan – Konvensional | Pemberkasan arsip aktif konvensional. |
| UP15 | ↳ | Pemeliharaan – Konvensional | Persentase pemberkasan arsip aktif konvensional. |
| UP16 | ↳ | Pemeliharaan – Konvensional | Penyusunan dan penyampaian daftar arsip aktif konvensional. |
| UP17 | ↳ | Pemeliharaan – Konvensional | Berkas yang ditutup tidak melewati retensi aktif konvensional. |
| UP18 | ↳ | Pemeliharaan – Konvensional | Penyimpanan arsip aktif konvensional sesuai media. |
| UP19 | ↳ | Pemeliharaan – Konvensional | Alih media arsip aktif konvensional. |
| UP20 | ↳ | Pemeliharaan – Konvensional | Unit pengolah mengelola arsip vital. |
| UP21 | ↳ | Penyusutan – Elektronik | Pemindahan arsip inaktif pada aplikasi. |
| UP22 | ↳ | Penyusutan – Konvensional | Pemindahan arsip inaktif konvensional (5 tahun terakhir). |
| UP23 | ↳ | Penyusutan – Konvensional | Intensitas pemindahan arsip inaktif konvensional. |
| UP24 | Sumber Daya Kearsipan | SDM Kearsipan | Ketersediaan arsiparis tersertifikasi. |
| UP25 | ↳ | SDM Kearsipan | Jumlah arsiparis tersertifikasi. |
| UP26 | ↳ | SDM Kearsipan | Kompetensi teknis pengelola arsip. |
| UP27 | ↳ | Sarana dan Prasarana – Konvensional | Ketersediaan sarana penyimpanan arsip aktif konvensional. |
| UP28 | ↳ | Sarana dan Prasarana – Konvensional | Penyimpanan arsip kartografi/kearsitekturan/media baru. |
DKalender kerja Anda dalam satu periode
| Saat | Pekerjaan | Rujukan |
|---|---|---|
| Sebelum T1 | Mengumpulkan angka profil unit, memindai bukti yang sudah ada, dan meminta salinan berita acara pemindahan dari Unit Kearsipan. | §4.1 |
| T1 | Mengisi Data Umum sampai lengkap, termasuk empat medan jenis arsip. | Bab 4 |
| Hari pertama T2 | Membaca definisi operasional seluruh butir sekali jalan, berpasangan elektronik–konvensional. | §5.2 |
| Sepanjang T2 | Mengisi 28 butir dan mengunggah bukti, menyimpan berkala. | §5.3 |
| H−3 sebelum T2 tutup | Memastikan seluruh butir terisi — kedua jalur — lalu menekan POSTING. | §5.4 |
| T3 | Giliran auditor. Membaca RHAS begitu catatannya tampak, dan menyusun daftar butir yang akan diperbaiki. | Bab 6 |
| Hari pertama T4 | Memilah butir bercatatan: perbaikan bukti, perbaikan keadaan, atau keberatan. | §7.2 |
| Sepanjang T4 | Melakukan perbaikan nyata, melampirkan bukti, mengusulkan N3, menyatakan keberatan. | §7.3 |
| T5 | Giliran auditor. Tidak ada yang perlu dikerjakan. | — |
| T6 | Membaca dan mencetak LAKI; menyalin rekomendasinya menjadi rencana kerja unit. | Bab 8 |
| Sepanjang tahun berikutnya | Memberkaskan arsip aktif secara berkala dan menjadwalkan pemindahan arsip inaktif, sambil menyimpan buktinya. | §8.2 |